مسئول دفتر

ما به دنبال یک مسئول دفتر منظم و توانمند برای مدیریت امور اداری پارلا هستیم که بتواند تمامی جنبه های اداری و ارتباطی دفتر را مدیریت کرده و به بهبود کارایی ما کمک کند. شما به عنوان فردی در تیم موسسه حقوقی پارلا، مسئولیت هماهنگی جلسات، پیگیری کارهای اداری و مدیریت ماهانه تنخواه را خواهید داشت. ثبت صحیح اطلاعات در نرم افزارهای مورد استفاده موسسه و ارتباط موثر با اعضای تیم برای دسترسی امن و سریع به اسناد و فایل های موکل ها، از اهداف این موقعیت شغلی است.
مسئولیت های اصلی:
مدیریت ارتباطات دفتری: پاسخگویی به تماس ها، مدیریت ایمیل ها، ترتیب دادن و تعیین وقت ملاقات ها و پاسخگویی به موکل ها و همکاران.
مدیریت کارهای اداری روزانه: تامین ملزومات اداری، پیگیری نگهداری تجهیزات در دفتر موسسه و اطمینان از اماده به کار بودن ان ها، نظارت بر نظافت دفتر توسط نیروهای خدماتی و مرتب بودن محیط کاری
مدیریت کارت تنخواه: پیگیری پرداخت های تکرارشونده، همکاری با تیم مالی در مورد اماده سازی ساعات کاری برای محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت و بایگانی اسناد مالی مربوط به تنخواه به صورت ماهانه
مدیریت فایل ها و اسناد: سازماندهی و نگهداری مستندات فیزیکی و دیجیتالی مربوط به موکل ها و همکاران موسسه، اجرای فرایندهای بایگانی برای دسترسی سریع و امن به اطلاعات.
هماهنگی جلسات و رویدادها: برنامه ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، تهیه اسناد مورد نیاز برای جلسات، و کمک در برگزاری جشن ها و دورهمی های داخلی موسسه.
شرایط و الزامات:
·     مدرک کارشناسی (داشتن مدرک از دانشگاه های معتبر مزیت محسوب خواهد شد). 
·       سابقه کار ( داشتن سابقه کار به عنوان مسئول دفتر یا نقش مشابه در محیط های اداری، مزیت محسوب می شود.)
مهارت ها و شایستگی ها:
·       امانت داری و رعایت محرمانگی اطلاعات
·       توانایی ارتباط موثر و مهارت های بین فردی عالی
·       آشنایی با نرم افزارهای مجموعه MS Office و توانایی یادگیری ابزارهای جدید
·       مهارت های سازماندهی قوی و توانایی اولویت بندی کارها
·       مهارت های پایه در ورود و مدیریت داده ها با دقت بالا
·       توانایی کار مستقل و مدیریت هم زمان چندین کار مختلف
·       آشنایی با اصول پایه مدیریت پروژه مزیت محسوب می شود
·       توانایی کار تیمی و فعالیت در محیط پویا