کارشناس اداری (دبیرخانه)

شرح شغل:

• مدیریت زمان و کارهای روزانه مدیرعامل، مانند جلسات کاری.
• تنظیم و توسعه فرآیندها برای امورات جاری.
• انجام امور ارجاعی از سوی مدیرعامل اعم از مکاتبات، ارجاعات، ملاقات‌‌ها و ابلاغ دستورات صادره به مسئولین ذی‌ربط و در صورت لزوم پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی.
• کنترل نامه‌های فیزیکی رسیده به دفتر مدیر عامل. 
• همراهی مدیرعامل در جلسات سطوح مختلف شرکت و آماده‌سازی اسناد و گزارش‌های مورد نیاز ‌‌برای آن‌ها.
• نگهداری، تنظیم و مدیریت اسناد و گزارش‌ها. 
• مدیریت تماس‌های دریافتی، سؤالات و درخواست‌های کارکنان و مشتریان و انجام هماهنگی‌های لازم برای پاسخگویی به آن‌ها.
• اطلاع‌رسانی آیین‌نامه‌ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات مدیرعامل به تمامی بخش‌های اداری و سازمانی.
• سازماندهی، هماهنگی و پیگیری فعالیت‌ها و انجام اقدامات لازم با همکاری واحدهای مختلف.
• آماده‌ کردن یادداشت‌های مختصر و آپدیت‌های مرتبط در مورد پروژه‌ها و مشکلات شناسایی‌شده، بررسی آن‌ها و ارائه پیشنهادهای اصلاحی.
• رعایت اقدامات امنیتی و حفظ اطلاعات در اختیار به لحاظ جلوگیری از افشاء و سوء استفاده. 

شرایط احراز شغل:

• خوش برخورد، منظم و دقیق
• آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری
• آشنایی با بایگانی و امور دفتری
• وظیفه شناس
• دارای روابط عمومی بالا
• دارای مهارت ICDL (به طور خاص Word، Excel و Powerpoint)