پشتیبان ریاست سازمان | Head of Mission Support

- هدف اصلی:
حمایت از رئیس مأموریت (HOM) در انجام وظایف مدیریت امنیتی و هماهنگی ، اطمینان از رابطه صاف با مقامات محلی و ملی ، کمک به تجزیه و تحلیل زمینه و پیگیری زمینه ، ارائه ترجمه ها و تفسیرها مطابق پروتکل های MSF ، استانداردها و رویه ها به منظور تسهیل وظایف هماهنگی ماموریت. در تجزیه و تحلیل زمینه ، انتشار اطلاعات مربوط به زمینه مربوط به تیم هماهنگی ، به طور مرتب آنها را در مورد موضوعات کلیدی ، به روزرسانی اطلاعات کلی در مورد اسناد داخلی MSF و مشاوره در مورد مناسب بودن فرهنگی فعالیت های سازمان یافته و رفتارهای فردی. مشاوره به هماهنگ کنندگان پروژه (PC) و HOM در مورد جنبه های مدیریت امنیت
• ایجاد و حفظ روابط خارجی با مقامات و ذینفعان مربوطه. آگاهی خوب از همتایان در ادارات و ادارات مختلف و نگه داشتن سوابق به روز ارتباطات میدانی (سایر سازمان های مردم نهاد ، سازمان های سازمان ملل ، مقامات محلی و غیره) ، با تأیید اینکه آنها به راحتی در دسترس هستند ، به منظور تسهیل مخاطبین و جلسات. درخواست
• اطمینان از پیگیری پرونده های اداری مربوطه مانند ثبت نام MSF در کشور ، سیاست های مهاجرت ، پروتکل های ملی و غیره. تهیه نامه ها و مکاتبات با مقامات و شرکا و تهیه گزارش ها ، یادداشت های داخلی و درخواست های رسمی. نظارت بر مکاتبات در غیاب خانه.
• کمک به تدوین برنامه های وکالت و برنامه های ارتباطی مأموریت در همکاری با رایانه شخصی ، MEDCO و ارتباطات مسئول و پشتیبانی از اجرای آن. برنامه های احتمالی
- زمینه به روزرسانی برای اسناد داخلی MSF و انجام زمینه های اولیه و توجیهی های فرهنگی برای IMS که به مأموریت ایران می آیند
- پیگیری پرونده های خاص مربوط به زمینه در مورد عملیات MSF در کشور (به عنوان مثال ، مهاجران افغان و وضعیت آنها در کشور ؛ افغانستان و توسعه آن می تواند تأثیر بگذارد. pwuds…)

- گزارش:
- تهیه توجیهات و گزارش های منظم در مورد زمینه ها و پرونده های عملیاتی فوق ، برجسته کردن تأثیرات احتمالی در مأموریت
- پشتیبانی از تهیه گزارش های فعالیت داخلی MSF (گزارش سالانه یا گزارش های دوره ای) ، به روزرسانی بخشی از منوط به قول خود ، گزارش و ادغام با هماهنگی های مختلف و PCS them
- support the preparation of the external msf reports (or periodic report when requested) for cafia and ensure the follow-up of the reporting at project level in farsi (full translation arranged by each project) and farsi proofread

- coordination and operational support:
- part of the extended coordination management team, attends coordination meetings, sharing context-related updated and operational-relevant updates, takes the minutes of the ملاقات و به اشتراک گذاشتن آنها با CMT گسترده
- به عنوان یک نقطه کانونی برای برقراری ارتباط با شرکای MSF در سطح مدیرعامل Tehran
- بازدید میدانی برای حمایت از پروژه در صورت لزوم

نمایندگی و شبکه
در صورت درخواست توسط HOM
در جلسات با مقامات محلی ، به ویژه مربوط به فعالیت های مربوط به عملیات و فعالیت های MSF
شرکت کنید. از HOM
- در صورت لزوم ، پیش نویس نامه ها و مکاتبات با مقامات و شرکا و تهیه گزارش ها ، یادداشت های داخلی و درخواست های رسمی مربوط به فعالیت ها و عملیات MSF
- نگه داشتن دانش خوب از همتایان در بخش ها و ادارات مختلف ، و نگه داشتن سوابق به روز از مخاطبین خارجی (سایر سازمان های غیر دولتی ، آژانس های و آرکی ها ، آرکینگ های محلی و غیره) در لیست تماس های HOM در لیست تماس های HOM- HOM HOM- hom
- حفظ دفترچه ماموریت به نمایندگی از hom

- برنامه عمل:
- مشارکت فعال در برنامه اقدام ، بررسی اواسط سال و سایر فعالیت های مربوط به چرخه مأموریت
- کمک به تهیه جلسات POA و MYR ، مستندات ، و ارائه ها در سطح هماهنگی


تعهد: مذاکرات و نمایندگی L3
• انعطاف پذیری رفتاری L3
• نتایج و جهت گیری کیفیت L3
• کار تیمی و همکاری L3
• ظرفیت سفر به داخل و خارج از کشور L3

درخواست این موقعیت در 21 ژوئیه 2025 بسته خواهد شد.

Main Purpose:

Supporting the Head of Mission (HoM) in security management and coordination tasks, ensuring a smooth relationship with local and national authorities, contributing to the context analysis and follow-up, providing translations and interpretations according to MSF protocols, standards, and procedures to facilitate the mission coordination tasks.

Accountabilities:

• Supporting the HoM in promoting and protecting the MSF image externally and assisting in context analysis, disseminating relevant context information to the coordination team, regularly informing them on key issues, updating general information on the context for MSF internal documents, and advising on the cultural appropriateness of organized activities and individual behaviours.
• Analysing the risks and the security level of the context of the mission and assisting in conducting risk assessments and in the development of security plans for the mission and projects. Advising the Project Coordinators (PC) and HoM on aspects of security management
• Establishing and maintaining external relationships with relevant authorities and stakeholders. Keeping good knowledge of counterparts in different administrations and departments and keeping up-to-date records of field contacts (other NGOs, UN agencies, local authorities, etc.), verifying that they are easily accessible, in order to facilitate contacts and meetings.
• At the request of the Head of Mission, assisting him/her or representing MSF in meetings (NGOs, official bodies and administrations, etc.) and preparing a full report when requested
• Ensuring the follow-up of relevant administrative dossiers such as the MSF registration in the country, immigration policies, national protocols, etc.
• At the request of the HoM, preparing and conducting an information briefing, focusing on the country context for International Regional and Relocated Staff
• Translating sensitive documents and acting as an interpreter when needed. Drafting letters and correspondences with officials and partners, and preparing reports, internal memos, and formal requests. Monitoring the correspondence in the absence of the HoM.
• Assisting in the elaboration of the advocacy and communication plans of the mission in collaboration with the PC, MedCo, and the Communications responsible and supporting its implementation and follow-up.

Context and Security Analysis:

• Daily context and security analysis and follow-up, sharing all relevant information on a timely basis with the HoM
• Participate in the risk analysis and the preparation of the security and contingency plans
• Update context for MSF internal documents and conduct initial context and cultural briefings for the IMS coming to the Iran mission
• Follow up the specific context-related dossiers concerning MSF operations in the country (e.g., Afghan migrants and their situation in the country; Afghanistan and its developments that could have an impact on the Iran mission; follow up the regional Middle East context; follow up on internal policies related to PWUDs…)

Reporting:

• Prepare regular briefings and reports on the above-mentioned contexts and operational dossiers, highlighting possible impacts on the mission
• Support the preparation of the internal MSF activity reports (Annual report or periodic reports when requested), updating the context part of the report and liaising with the different coordinators and PCs for the integration of their respective parts, and proofreading them
• Support the preparation of the external MSF reports (or periodic report when requested) for CAFIA and ensure the follow-up of the reporting at the project level in Farsi (full translation arranged by each project) and Farsi proofreading.

Coordination and Operational Support:

• Part of the extended Coordination Management Team, attends coordination meetings, sharing context-related updated and operational-relevant updates, takes the minutes of the meeting, and shares them with the extended CMT
• Act as a Focal point for communication with the MSF partners at the Tehran CEO level
• Field visit to support the project when necessary

Representation and Networking

When Requested by the HoM:

• Participate in meetings with local authorities, in particular related to operations and MSF activities in the country.
• Translate sensitive documents and act as an interpreter at the request of the HoM.
• If needed, draft letters and correspondences with officials and partners and prepare reports, internal memos, and formal requests related to MSF activities and operations.
• Keep good knowledge of counterparts in different administrations and departments, and keep up-to-date records of external contacts (other NGOs, UN agencies, local authorities, etc.) in the HoM contact list.
• Prepare minutes of external meetings and archive and share them with the HoM.
• Maintain the mission logbook up to date on behalf of the HoM.

Plan of Action:

• Active participation in the plan of action, mid-year review, and other activities related to the mission’s cycle.
• Contribute to the preparation of the PoA and MYR meetings, documentation, and presentations at the coordination level.

Competencies:

• Commitment to MSF Principles L2.
• Negotiations and representation L3.
• Behavioural Flexibility L3.
• Results and Quality Orientation L3.
• Teamwork and Cooperation L3.
• Capacity to travel inside and outside the country L3.

THE APPLICATION FOR THIS POSITION WILL CLOSE ON 21 JULY 2025.