مسئول دفتر

شرکت شاخص پولاد آسیا (فعال در حوزه تامین تجهیزات صنعتی و مواد اولیه صنایع فولاد، نفت، گاز و پتروشیمی)
شرح شغل و وظایف اصلی:
- ارتباط مستقیم و مستمر با مدیرعامل (مدیر بازرگانی) و هماهنگی با سایر کارمندان
- پیگیری و اجرای مکاتبات اداری و بازرگانی (فارسی و انگلیسی)
- تنظیم، نگهداری و آرشیو اسناد شامل قراردادها، فاکتورها، چک‌ها، مکاتبات داخلی و خارجی
- تنظیم و مدیریت صورت‌حساب‌ها، سفارشات، استعلام‌ها و فاکتورهای خرید و فروش
- کنترل و ثبت حضور و غیاب کارکنان و گزارش‌دهی به مدیریت
- تنظیم و مدیریت جلسات، قرار ملاقات‌ها و پیگیری مصوبات
- پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌های ورودی و انتقال صحیح اطلاعات به واحدهای مربوطه
- ارتباط با مشتریان داخلی، دریافت نیازها و پیگیری مشکلات تا رفع کامل
- همکاری در تدوین خط‌مشی‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های منابع انسانی
- ارائه گزارش‌های روزانه و هفتگی از فعالیت‌های انجام‌شده به مدیریت
- انجام امور پشتیبانی اداری شامل تهیه گزارش‌ها، بایگانی و ارسال نامه‌ها از طریق اتوماسیون
- همکاری در پروژه‌های بازرگانی و کنترل پروژه‌ها (در صورت نیاز)

شرایط احراز:
- تحصیلات: کارشناسی در رشته‌های مهندسی صنایع، برق، مکانیک، مدیریت، بازرگانی، بازاریابی، علوم اجتماعی یا روانشناسی (دانشگاه‌های معتبر اولویت دارند)
- سن: 25 تا 40 سال
- سابقه کار: حداقل 3 سال تجربه کاری مرتبط در حوزه اداری/بازرگانی
- مهارت‌های نرم‌افزاری:
  * تسلط بر Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
  * تسلط بر ICDL
  * آشنایی با نرم‌افزارهای گرافیکی پایه (Photoshop)
  * تسلط بر اینترنت و اتوماسیون‌های اداری
- زبان: آشنایی با زبان انگلیسی (مکاتبات و مکالمات ساده تجاری)
- مهارت‌های فردی:
  * توانایی تایپ فارسی و انگلیسی سریع و دقیق
  * توانایی مدیریت چند کار همزمان (Multi-tasking)
  * مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری سریع
  * روابط عمومی بالا و فن بیان قوی در ارتباط با مشتریان
  * توانایی مدیریت استرس و فشار کاری
  * تعهد، انضباط، وقت‌شناسی و دقت بالا
  * ظاهر و پوشش حرفه‌ای در محیط کار
  * علاقه به یادگیری مباحث جدید و توسعه فردی

مهارت‌های ترجیحی (امتیاز محسوب می‌شود):
- آشنایی با اصول کنترل پروژه و امور پروژه‌ای
- تجربه در گزارش‌نویسی و نامه‌نگاری اداری
- آشنایی با اصول و قوانین اداری و بازرگانی
- تجربه در همکاری با شرکت‌های خارجی و فرآیندهای واردات/صادرات

مزایا و تسهیلات:
- بیمه تامین اجتماعی
- بیمه تکمیلی
- پاداش عملکردی
- وام‌های داخلی شرکت
- هدایای مناسبتی

محل کار:
- استان اصفهان – دفتر مرکزی شرکت شاخص پولاد آسیا