مسئول دفتر (دستیار مدیریت)

وظایف و مسئولیت‌ها:
مدیریت و هماهنگی جلسات:

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات مدیر عامل و مدیریت ارشد.
تهیه و ارسال دستور جلسه‌ها و پیگیری حضور اعضا.
ثبت و مستندسازی نتایج جلسات و پیگیری اجرای مصوبات.
مدیریت ارتباطات:

پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های ورودی و خروجی.
مدیریت و پیگیری مکاتبات و ارتباطات با واحدهای داخلی و خارجی.
استقبال و هماهنگی ملاقات‌های حضوری مدیر عامل با مهمانان و مراجعین.
مدیریت مستندات و اطلاعات:

تنظیم و نگهداری اسناد و پرونده‌های مربوط به مدیر عامل.
تهیه گزارش‌ها، نمودارها و ارائه‌های مورد نیاز مدیریت.
مدیریت اطلاعات محرمانه و حساس به شکل امن و دقیق.
پشتیبانی اجرایی:

انجام امور اداری و دفتری مانند تهیه و توزیع مستندات و مدارک.
هماهنگی و تهیه سفرهای کاری و ترتیب اقامت‌های مدیر عامل.
هماهنگی و پیگیری امور مرتبط با تجهیزات و لوازم دفتری.
نظارت بر عملکرد دفتر:

نظارت بر نظم و انضباط دفتر مدیریت.
پیگیری و هماهنگی برای حل مسائل و مشکلات دفتری.
مهارت‌ها و صلاحیت‌ها:
مهارت‌های ارتباطی قوی:

توانایی برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای با مدیران، کارکنان و مراجعین.
توانایی نگارش و تهیه مکاتبات رسمی و غیر رسمی.
توانایی مدیریت زمان و کارهای چندگانه:

توانایی برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی وظایف متعدد.
مدیریت زمان و انجام امور در مهلت‌های مقرر.
مهارت‌های سازماندهی و دقت:

توانایی سازماندهی و مدیریت مستندات و اطلاعات با دقت و دقت بالا.
دقت در پیگیری و اجرای مصوبات جلسات و دستورالعمل‌ها.
آشنایی با نرم‌افزارهای اداری:

تسلط بر نرم‌افزارهای مجموعه Microsoft Office (ورد، اکسل، پاورپوینت).
آشنایی با سیستم‌های مدیریت مستندات و اطلاعات.
توانایی کار در شرایط فشار:

قابلیت انجام امور در شرایط فشار و تحت استرس.
تحصیلات و تجربه:
تحصیلات: کارشناسی مدیریت، مدیریت بازرگانی، یا رشته‌های مرتبط..