کارمند دبیرخانه

شرح وظایف:

• مدیریت و ثبت اسناد ورودی و خروجی شرکت شامل نامه‌ها، مکاتبات رسمی، و مدارک اداری
• انجام فرآیندهای بایگانی و نگهداری اسناد به‌صورت منظم و سازمان‌یافته
• دریافت و ارسال نامه‌ها و بسته‌های پستی و انجام امور مرتبط با مکاتبات داخلی و خارجی شرکت
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و هدایت تماس‌ها به بخش‌های مربوطه
• هماهنگی و پیگیری امور مرتبط با جلسات و تقویم‌های مدیریتی شامل ثبت و اعلام جلسات و تهیه صورت‌جلسه‌ها
• همکاری با سایر بخش‌ها برای تهیه، توزیع و تحویل اسناد و مدارک مورد نیاز
• ثبت و پیگیری دقیق اطلاعات در سیستم‌های مربوطه برای اطمینان از به‌روز بودن اطلاعات دبیرخانه
• رعایت اصول محرمانگی در نگهداری اسناد و مدارک حساس شرکت

شرایط احراز:

• مهارت‌های اداری: توانایی کار با ابزارهای اداری شامل دستگاه فکس، اسکنر، و چاپگر
• مهارت‌های نرم‌افزاری: آشنایی با نرم‌افزارهای Office (Word، Excel و Outlook) و سیستم‌های اتوماسیون اداری
• مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر و دقیق با همکاران و مدیریت
• دقت و نظم: توانایی انجام وظایف اداری به‌طور دقیق و با نظم
• مهارت‌های سازمان‌دهی: توانایی بایگانی و مدیریت مدارک به‌صورت مؤثر و سازمان‌یافته