مسئول دفتر

استخدام C.CLASS

C.CLASS در استان آذربایجان شرقی، شهر تبریز جهت تکمیل کادر خود از متقاضیان ساکن استان آذربایجان شرقی استخدام می‌نماید

 مسئول دفتر 

• جنسیت: خانم، آقا
• سابقه کار: دارای سابقه کار
• نوع همکاری: تمام وقت

شرایط احراز:

• وظایف کلیدی:
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیر در زمان مناسب
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص تابعه
• گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
• آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط با اداره کل امورمالی و تنظیم وقت نشست‌ها
• آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیون‌ها، نشست‌ها و سمینارها
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

شایستگی های تخصصی / سطح مورد انتظار:

• مهارت تایپ و کار با نرم‌افزارهای اداری / خوب
• مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان / خوب
• مهارت‌های ارتباطی و تعامل / خوب
• مهارت فن بیان و زبان بدن قوی و موثر / خوب
• مهارت در زمینه نحوه استقبال، بدرقه و هماهنگی پذیرایی / خوب
• مهارت گوش دادن موثر / خوب
• مهارت در مذاکره و مکالمات تلفنی / خوب

شایستگی های عمومی:

• حل مسئله
• تجزیه و تحلیل
• کارگروهی
• ارتباطات موثر
• نتیجه‌گرایی
• مسئولیت‌پذیری
• مدیریت استرس

ساعات کاری:

• شنبه تا چهارشنبه 9 الی 17 - پنجشنبه 9 الی 13

تسهیلات و مزایا:

• بیمه
• بیمه تکمیلی
• پورسانت
• هدایای مناسبتی
• پرداخت به موقع حقوق
• محیط کاری امن و پویا