منشی اداری - خانم

1. مدیریت ارتباطات
پاسخگویی به تلفن‌ها و مدیریت تماس‌ها: دریافت و هدایت تماس‌ها، گرفتن پیام و اطمینان از اینکه هیچ تماس مهمی از دست نرود.
مدیریت ایمیل‌ها و مکاتبات: بررسی و سازماندهی ایمیل‌های ورودی، ارسال ایمیل‌های خروجی و فیلتر کردن اسپم‌ها.
پاسخگویی به مراجعین و مهمانان: خوشامدگویی به افراد ورودی، راهنمایی آن‌ها و اطلاع‌رسانی به شخص یا بخش مربوطه.
ارسال و دریافت نامه‌ها و بسته‌ها: مدیریت پست‌های ورودی و خروجی، شامل نامه‌های عادی، بسته‌های پستی و پیک‌ها.
2. امور دفتری و اداری
بایگانی و سازماندهی اسناد: مرتب‌سازی، بایگانی و نگهداری منظم اسناد فیزیکی و دیجیتالی برای دسترسی آسان.
تهیه و تنظیم اسناد و گزارش‌ها: تایپ، ویرایش و فرمت‌بندی نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات و سایر اسناد اداری.
مدیریت لوازم اداری: نظارت بر موجودی لوازم تحریر، سفارش اقلام مورد نیاز و اطمینان از دسترس بودن آن‌ها.
هماهنگی امور عمومی دفتر: شامل رزرو اتاق جلسات، تنظیم دمای محیط، نظافت و سایر نیازهای عمومی.
3. پشتیبانی از کارکنان
هماهنگی جلسات و رویدادها: کمک به برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، شامل تهیه پذیرایی و تنظیم تجهیزات.
پشتیبانی در سفرهای کاری: کمک به رزرو بلیط و هتل برای کارکنانی که نیاز به سفر کاری دارند.
جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها: در صورت نیاز، جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای پروژه‌ها یا گزارش‌ها.
4. امور مالی و حسابداری (در سطوح پایه)
ثبت و پیگیری فاکتورها و هزینه‌ها: کمک به ثبت فاکتورهای ورودی و خروجی و پیگیری پرداخت‌ها (در صورت آموزش و تعیین وظیفه).
تنخواه گردانی: مدیریت هزینه‌های خرد و ثبت آن‌ها (در صورت نیاز و مسئولیت).
5. سایر وظایف
بروزرسانی اطلاعات و پایگاه داده: حفظ و به‌روزرسانی اطلاعات تماس مشتریان، تامین‌کنندگان و کارکنان.
حفظ محرمانگی: محافظت از اطلاعات حساس و محرمانه.
به طور کلی، یک منشی اداری با انجام این وظایف، به حفظ نظم، کارایی و تسهیل ارتباطات در محیط کار کمک می‌کند و زمینه را برای انجام وظایف اصلی سایر کارکنان فراهم می‌آورد.