کارمند اداری فروش - خانم

**POSITION: Sales Administrative Staff - کارمند اداری فروش**

**1. اطلاعات موقعیت شغلی:**
- عنوان: کارمند اداری فروش
- واحد سازمانی: فروش
- گزارش‌دهی به: مدیر فروش
- نوع همکاری: تمام وقت

**2. هدف شغل:**
پشتیبانی از عملیات فروش با انجام امور اداری و دفتری، هماهنگی با تیم فروش و مشتریان، و تسهیل فرآیندهای فروش

**3. مسئولیت‌های اصلی:**

**امور اداری فروش:**
- ثبت و پیگیری سفارشات
- تهیه پیش‌فاکتور و فاکتور
- پیگیری وضعیت سفارشات
- هماهنگی با واحد انبار
- بررسی موجودی محصولات

**خدمات مشتریان:**
- پاسخگویی به مشتریان
- رسیدگی به درخواست‌ها
- ثبت و پیگیری شکایات
- به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان
- هماهنگی جلسات فروش

**4. وظایف تخصصی:**

**مستندسازی:**
- تهیه و تنظیم گزارش‌ها
- بایگانی اسناد فروش
- ثبت اطلاعات در سیستم
- پیگیری مکاتبات
- مستندسازی فرآیندها

**هماهنگی و پشتیبانی:**
- هماهنگی با تیم فروش
- پیگیری امور لجستیک
- ارتباط با واحدهای مرتبط
- پشتیبانی از نمایندگان فروش
- تنظیم برنامه جلسات

**5. ابزارها و سیستم‌ها:**

**نرم‌افزاری:**
- سیستم‌های CRM
- نرم‌افزارهای اداری
- سیستم انبار و موجودی
- نرم‌افزارهای گزارش‌گیری
- سیستم مالی و فاکتور

**تجهیزات:**
- کامپیوتر و لوازم جانبی
- تلفن و فکس
- اسکنر و پرینتر
- ابزارهای ارتباطی
- تجهیزات اداری

**6. شرایط احراز:**

**تحصیلات و تجربه:**
- کارشناسی در رشته‌های مرتبط
- حداقل 2 سال تجربه کاری
- آشنایی با امور اداری
- تسلط به نرم‌افزارهای اداری
- دانش پایه فروش

**مهارت‌های فردی:**
- دقت و نظم کاری
- مهارت‌های ارتباطی
- توانایی کار تیمی
- مدیریت زمان
- مسئولیت‌پذیری

**7. شاخص‌های عملکرد:**

**کمّی:**
- سرعت پردازش سفارشات
- دقت در ثبت اطلاعات
- زمان پاسخگویی به مشتریان
- تعداد گزارش‌های تهیه شده
- میزان رضایت مشتریان

**کیفی:**
- کیفیت مستندسازی
- دقت در پیگیری‌ها
- نظم در بایگانی
- کیفیت هماهنگی‌ها
- اثربخشی ارتباطات

**8. ارتباطات کاری:**

**داخل سازمانی:**
- تیم فروش
- واحد انبار
- امور مالی
- واحد تدارکات
- خدمات مشتریان

**خارج سازمانی:**
- مشتریان
- نمایندگان فروش
- شرکت‌های حمل و نقل
- تأمین‌کنندگان
- پیمانکاران

**9. مسئولیت‌های مالی:**

**پیگیری مالی:**
- کنترل فاکتورها
- پیگیری وصول مطالبات
- ثبت تراکنش‌های مالی
- گزارش‌های مالی فروش
- کنترل اسناد مالی

**کنترل و نظارت:**
- بررسی قیمت‌ها
- کنترل تخفیفات
- پیگیری پرداخت‌ها
- تطبیق اسناد مالی
- گزارش مغایرت‌ها

**10. مدیریت اطلاعات:**

**پردازش اطلاعات:**
- ورود داده‌ها
- به‌روزرسانی اطلاعات
- تهیه گزارش‌ها
- تحلیل آمار فروش
- مدیریت پایگاه داده

**محرمانگی:**
- حفظ اسرار سازمانی
- امنیت اطلاعات مشتریان
- مدیریت اسناد محرمانه
- رعایت اصول محرمانگی
- کنترل دسترسی‌ها

**11. توسعه حرفه‌ای:**

**آموزش:**
- یادگیری سیستم‌های جدید
- به‌روزرسانی مهارت‌ها
- آموزش‌های تخصصی
- یادگیری فرآیندهای جدید
- توسعه دانش فروش

**بهبود مستمر:**
- ارتقاء روش‌های کاری
- بهبود فرآیندها
- افزایش بهره‌وری
- خودآموزی
- کسب تجربیات جدید

**12. مدیریت زمان:**

**برنامه‌ریزی:**
- اولویت‌بندی وظایف
- زمان‌بندی فعالیت‌ها
- مدیریت جلسات
- پیگیری به موقع امور
- تنظیم تقویم کاری

**پایش و کنترل:**
- کنترل مهلت‌ها
- پیگیری موعدها
- نظارت بر پیشرفت کارها
- گزارش انحرافات
- اقدامات اصلاحی