استخدام منشی و مسئول دفتر (خانم)

شرکت نوآوران زیرساخت ابری داروگ به منظور ارایه خدمات در حوزه سرویس های ابری و بستر های زیرساختی موسوم به "مبتنی بر نرم افزار" در موقعیت شغلی "مسئول دفتر" اقدام به جذب نیرو می نماید. . شما در این موقعیت شغلی به عنوان منشی با تیم مدیریت و دیگر تیم ها همکاری می­کنید.

·         بایگانی و محافظت و نگهداری مستندات و پیام‌ها و نامه های کاغذی و الکترونیکی

·         تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران

·         تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی

·         دریافت و رسیدگی به ایمیل‌های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

·         پاسخگویی به نامه‌ها و ایمیل‌های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان

·         پاسخگویی به تلفن‌ها

·         رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها

·         آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده

·         کار با ماشین فکس، سیستم‌های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

·         تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و دستوری آن‌ها

·         کار با برنامه‌های کامپیوتری مانند Excel، Word و سایر نرم‌افزارهای دفتری

·         سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت 

·         همکاری با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه

·         انجام امور مربوط به نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری مانند تهیه پیش نویس نامه ها و اخذ تایید از مسئول مربوطه، شماره گذاری نامه،  دریافت نامه های ورودی و تحویل به کیرنده مربوطه در شرکت، ارسال و اخذ تایید دریافت نامه از گیرنده، بایگانی نامه های رسمی و غیره 

·         پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری

·         کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر

·         برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )

·         هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …

·         تنخواه‌گردانی  بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق

·         هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان

·         پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته

·         دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده

·         اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده

·         تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)

·         جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق

·         تهیه و تدوین گزارشات  مورد نیاز برای مدیریت

·         تایپ ، ویرایش و غلط گیری املایی، انشایی متون مختلف تدوین شده در شرکت

·         انجام پیگیری های ممتد اجرایی  تا حصول به نتیجه

·         تعامل با تیم فروش جهت پیگیری فاکتورها، پیش فاکتورها و پیگیری های وصول مطالبات

·         حداقل 3 سال تجربه مشابه 

·         پیگیر و صبور

·         روابط عمومی بالا

·         مسئولیت‌پذیری

·         توانایی اولویت‌بندی کارها

·         مدیریت استرس

·         تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

·         تسلط بر نرم‌افزارهای  Office

·         اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی

·         تسلط به تایپ فارسی و انگلیسی

·         مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوب

·         مهارت سازماندهی و مدیریت زمان و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش‌های مختلف

·         آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری 

·         رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس

·         متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت همراه با توجه به جزییات

·         انعطاف‌پذیر

·         رازداری 

 

·         تجربه کار فرایند محور

·         تجربه کار با یک نرم افزار CRM

·         امکان استفاده از امکانات درمانی، ورزشی و رفاهی

·         تسهیلات شرکت در دوره های آموزشی

·         امکان توسعه مهارت های فردی و شغلی

·         امکان استفاده از وام پرسنلی