مسئول دفتر - خانم

شرح وظایف :
ساماندهی امور اداری و دفتری
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها
تهیه پیش‌نویس و پیگیری مستندات مورد نیاز
جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوطه
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و نگهداری روزانه آنها

شایستگی های مورد نیاز:
-با ظاهری آراسته و موقر
-صادق، امانتدار و دارای حفاظت کلامی و رفتاری
-با مهارت‌های بین فردی و روابط اجتماعی بالا
-توانایی انجام امور با سرعت بالا در محیطی حرفه‌ای
-مسلط به نامه نگاری اداری
-پیگیر، منظم، فعال و پر انرژی
-دارای مهارت برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی
-متعهد، منظم و با اخلاق سازمانی و حرفه‌ای