مسئول دفتر | Office Manager

شرح وظایف:

مدیریت و سازماندهی امور دفتر:

• مدیریت تماس‌ها، برنامه‌ریزی جلسات و پیگیری امور اجرایی.
• تهیه و تنظیم گزارش‌های مرتبط.

همکاری در بخش‌های تخصصی:

• جذب و استخدام: تهیه آگهی‌های شغلی، بررسی رزومه‌ها، هماهنگی مصاحبه‌ها و پشتیبانی فرآیند استخدام.
• سیستم و روش: کمک به بهبود فرآیندها و طراحی راهکارهای اجرایی مؤثر.
• مارکتینگ: پشتیبانی در اجرای کمپین‌ها، پیگیری فعالیت‌های بازاریابی و تهیه گزارش‌های عملکرد.
• مالی: پشتیبانی در امور مالی مرتبط با واحد دفتر.

اجرای امور اداری:

• ثبت و آرشیو اسناد و مدارک.
• پیگیری امور مالی و حسابداری مرتبط با دفتر (در صورت نیاز).

ارتباطات و هماهنگی:

• برقراری ارتباطات مؤثر با تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمان.
• هماهنگی امور مربوط به مدیریت ارشد.

شرایط احراز:

• سرعت عمل: توانایی مدیریت چند وظیفه به صورت همزمان و پاسخگویی سریع به نیازهای مختلف.
• مسلط به نرم‌افزارهای آفیس (ورد و اکسل): مهارت در تهیه گزارش‌ها، مستندات و تحلیل داده‌ها.
• دقت و نظم: توجه به جزئیات و مدیریت زمان.

شرایط ترجیحی:

• سکونت در غرب تهران (جهت دسترسی راحت‌تر به محل کار).
• تجربه کاری مرتبط در زمینه‌های ذکر شده.

مهارت‌های کلیدی:

• توانایی مدیریت استرس و حل مسائل.
• مهارت‌های ارتباطی قوی.
• علاقه‌مندی به یادگیری و پیشرفت در زمینه‌های مختلف.

Job description of the office expert (multitasking):

Description of duties:

1. Management and organization of office affairs:
• Managing calls, planning meetings and following up on executive matters.
br> • Preparation and preparation of related reports.
2. Cooperation in specialized departments:
• Recruiting and recruitment: preparation of job advertisements, review of resumes, coordination of interviews and support of the recruitment process.
• System and method: helping to improve processes and designing solutions Effective execution.
• Marketing: support in the implementation of campaigns, follow-up of marketing activities and preparation of performance reports.
• Finance: support in financial affairs related to the office unit.
3. Implementation of administrative affairs:
br> • Registration and archiving of documents and documents.
• Follow up of financial and accounting matters related to the office (if needed).
4. Communication and coordination:
• Effective communication with different teams and units of the organization. .
• Coordination of management matters Senior.

Characteristics required:

• Speed of action: the ability to manage multiple tasks at the same time and respond quickly to different needs.
• Proficiency in office software (Word and Excel) ): skills in preparing reports, documentation and data analysis.
• Accuracy and order: attention to details and time management.

Preferred conditions:

• Residence in the west of Tehran ( for easier access to the workplace).
• Relevant work experience in the mentioned fields.

Key skills:

• Ability to manage stress and solve problems.
• Strong communication skills.
• Willingness to learn. and progress in various fields.