مسئول دفتر | Office Assistant

شرح وظایف:

• ساماندهی امور اداری و دفتری.
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای مدیران ارشد.
• تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز.
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعه کنندگان.
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها.
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه.
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها.
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.

شرایط احراز:

• حداقل یک سال سابقه کاری در حوزه مرتبط. 
• مسلط به ورد، اکسل، پاورپوینت، اتوماسیون اداری و تایپ ده انگشتی.
• مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری.
• مسلط به امور بایگانی و دبیرخانه.
• آشنا با راهکاران.
• حداقل مدرک کاردانی.
• روابط اجتماعی خوب، فن بیان مطلوب و ادبیات گفتاری مناسب.
• بسیار دقیق و با برنامه‌ریزی.
• صبور و خوش‌برخورد.

Description of duties:
Organizing administrative and clerical affairs
Receiving, registering and delivering all internal and external letters, documents and correspondence
Arranging daily programs, meetings, meetings, trips and visits of senior managers
Drafting and follow-up of typed letters and required documents
Answering phones and clients
Keeping and maintaining all documents and documents based on the relevant rules and instructions and their level of confidentiality
Communicating orders issued to individuals and subordinate offices
Establishing a database of records, correspondence, office documents and effort in their daily maintenance
Performing other tasks assigned in the field of organizational duties by superiors
Eligibility conditions:
work experience of at least 1 year Administrative
Proficient in word, Excel, PowerPoint, office automation, 10-finger typing
Proficient in writing, administrative correspondence
Proficient in filing and secretarial affairs
Familiar with solutions
At least associate degree
br>Good social relations, good expression technique and appropriate spoken literature
Very precise and planned
Patient and friendly