مسئول دفتر مدیرعامل (شرکت ارزیاب خسارت بیمه آرمان سنجش)مستقیماً زیرنظر مدیریت (مدیر عامل و هیئت مدیره) انجام وظیفه می نماید و مسئول هماهنگی تمامی برنامه های مدیریت و انجام وظایف محوله است.

1- تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، بازدید ها، حضور در گردهمایی ها و…
2- ثبت و ضبط مکاتبات در سیستم اتوماسیون اداری
3- بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
4- انجام هماهنگی های لازم برای تشکیل جلسات و کارگروه هایی که مدیر در آن عضویت و مشارکت دارد
5- جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست و .. به مدیر
6- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
7-تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
8- جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها
9- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
10- کنترل روزانه صندوق پستی ،ایمیل ها و سایر مبادی دریافت مکاتبات
11- دریافت،تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات مدیر به لحاظ ورود و یا صدور و نیز موضوعات مورد نظر ایشان
12- محافظت و حراست از اموال شرکت
13- چک و بررسی کردن موارد ایمنی در محل کار
14- برخورد مناسب با مراجعین و خوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
15- تماس و پر کردن تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
16-پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه
17- نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
18- درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر


ویژگی ها و مهارت های عمومی:

1- دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار
2- ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار
3- داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان
4- اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت
5- رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن
6- اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم
7- راز داری و متعهد بودن

مهارت های تخصصی مسئول دفتر شامل:
1- آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
2- آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت می باشند
3- پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
4- آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
5- توانایی مدیریت موثر زمان
6- توانایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
7- آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
8- توانایی بایگانی
9- آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
10- دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
11- داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است
12- مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری
13- آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی