مسئول دفتر

1. مدیریت و هماهنگی امور اداری
تنظیم، مدیریت و به‌روزرسانی برنامه‌های کاری و تقویم مدیر
هماهنگی جلسات، قرارهای ملاقات، سفرهای کاری و برنامه‌های داخلی
ثبت، پیگیری و بایگانی مکاتبات اداری ورودی و خروجی
تهیه و تنظیم گزارش‌های مدیریتی در بازه‌های مورد نیاز
پیگیری امور محوله از سوی مدیریت و اعلام نتایج به‌موقع

2. مکاتبات و ارتباطات سازمانی
تهیه، تایپ، تنظیم و ارسال نامه‌ها، صورتجلسات و گزارش‌ها
پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی و انتقال پیام‌ها
هماهنگی مکاتبات بین واحدهای داخلی و بیرونی
رسیدگی به ایمیل‌های مدیریتی و دسته‌بندی پیام‌ها
ارتباط موثر با کارکنان، مشتریان، پیمانکاران و مراجعه‌کنندگان

3. بایگانی و مدیریت اطلاعات
بایگانی و نگهداری اسناد، قراردادها، مکاتبات و مدارک مهم طبق استاندارد
مدیریت نسخه‌های فیزیکی و الکترونیکی اسناد و جلوگیری از مفقودی اطلاعات
طبقه‌بندی پرونده‌ها و ایجاد دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز مدیریت

4. پشتیبانی جلسات و امور تشریفات
آماده‌سازی اتاق جلسات (چیدمان، تجهیزات، پذیرایی و نظافت قبل/بعد جلسه)
تهیه صورتجلسات و ثبت مصوبات و پیگیری اجرای آن‌ها
هماهنگی با واحدها برای حضور به‌موقع افراد در جلسات
مدیریت ورود و خروج مراجعه‌کنندگان به دفتر مدیریت

5. مهارت‌های فردی و رفتاری
برخورد مناسب، محترمانه و حرفه‌ای با مراجعین
حفظ کامل محرمانگی اطلاعات مدیریتی
توانایی اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان
دقت بالا، منظم بودن و پیگیری امور تا حصول نتیجه
آراستگی ظاهری و رعایت رفتار سازمانی

6. مهارت‌های نرم‌افزاری
تسلط به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, PowerPoint)
آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و بایگانی
توانایی کار با ایمیل‌های رسمی و ابزارهای سازمانی (Outlook و …)
آشنایی با زبان انگلیسی