مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل

سپاسگزار خواهیم بود قبل از ارسال رزومه شرح شغل و شرایط احراز آن مطالعه نمایید و در صورتی که حایز آن بودید رزومه خود را ارسال کنید.

 مسئولیت‌ داخلی دفتر 

• برعهده‌گیری مسوولیت داخلی دفتر و تمامی نیازهای مرتبط با آن.
• توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت تنخواه دفتر برای پوشش هزینه‌های مرتبط با شارژ ساختمان، قبوض انرژی، خطوط تلفن، اینترنت و ...
• برنامه‌ریزی ملزومات مورد نیاز پذیرایی از مراجعین و میهمانان.
• هماهنگی نظافت دوره‌ای توسط نیروهای خدماتی.
• پیگیری تامین ملزومات مورد نیاز دفتر، لوازم التحریر، تجهیزات اداری و ... .

 
دستیاری و مدیریت برنامه‌های مدیر عامل

• تنظیم و هماهنگی جلسات و قرار ملاقات‌ها و مدیریت.
• همراهی مدیر در جلسات، قرارهای ملاقات بنا به نیاز.
• پیگیری مجدانه‌ی فعالیت‌ها و پروژه‌های تفویض شده از سوی مدیر عامل.
• پیگیری پرونده مراجعین و متقاضایان و ارائه گزارش‌های دوره‌ای.

 مسئولیت جاری 

• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و مراجعین ... .
• تهیه و ارسال نامه‌ها، گزارش‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی.
• تهیه و تنظیم محتوا در رابطه با فعالیت‌ها و انتشار آن‌ها در پلتفرم‌های مختلف.
• مدیریت مستندات، دسته‌بندی، بایگانی و نگهداری از اسناد و مدارک.
• آماده‌سازی پرونده‌ها، اسکن مدارک، تکمیل فرم‌ها و ... .

 امور اداری برون شرکتی

• پیگیری امور اداری، نامه‌ها و مجوزها در خارج از شرکت در سطح شهر نزد سازمان‌ها و ارگان‌ها (موردی و بنا به نیاز)

شرایط احراز:

• داشتن مدرک کارشناسی
• تجربه موثر و کافی در زمینه شغل مسوول دفتر و حداقل 3 تا 5 سال سابقه کار در موقعیت مشابه

 مهارت‌های عمومی:

• آشنایی نسبی به زبان انگلیسی
• مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیسWord، Excel، PowerPoint، Outlook.
•  آشنایی کامل با اینترنت و وب.

 آشنایی با سایر نرم‌افزارها و طراحی گرافیک مزیت نسبی خواهد داشت.


مهارت‌های فردی:

• روابط عمومی مناسب و توانایی برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای.
• روحیه پیگیری تا حصول نتیجه.
• علاقمند به رشد و یادگیری.
• آراستگی ظاهری، آشنا به آداب معاشرت و تشریفات اداری.
• انگیزه بالا و قابلیت تمرکز و نتیجه محوری.
• منظم، مسئولیت پذیر و وقت شناس برای انجام وظایف محوله با نهایت دقت و ظرافت.
• پایبند به اصول اخلاقی و رفتار حرفه‌ای در تعاملات سازمانی.
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف.
•  قدرت حل مسئله و تصمیم‌گیری سریع.
• توانایی فعالیت در شرایط کاری سخت و پرفشار و توانایی انجام چند کار به صورت همزمان (مولتی‌تسکینگ).
• صداقت، قابلیت اعتماد، حفظ اطلاعات محرمانه و رازداری.
• انعطاف‌پذیری و تطبیق با شرایط مختلف.

ساکنین مناطق نزدیک به منطقه خیابان شهید بهشتی (عباس‌آباد) از مزیت نسبی برخوردارند.