منشی فروش - خانم

هدف شغل:
کوردینیتور واحد فروش خارجی و داخلی مسئول هماهنگی و پشتیبانی روزمره از تیم‌های فروش است. این موقعیت شامل مدیریت مکاتبات، تنظیم جلسات، آماده‌سازی گزارش‌ها، و انجام امور اداری مربوط به فرآیندهای فروش داخلی و بین‌المللی است.

وظایف و مسئولیت‌ها:
هماهنگی جلسات و برنامه‌ریزی:
برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی تیم فروش.
ارسال دعوت‌نامه‌ها و پیگیری جلسات و ملاقات‌های تجاری.
تنظیم و هماهنگی سفرهای کاری خارجی و داخلی برای اعضای تیم.
مدیریت مکاتبات و اسناد:
پاسخگویی به ایمیل‌ها و تماس‌ها و هدایت آن‌ها به واحدهای مربوطه.
آماده‌سازی و ارسال گزارش‌ها، صورت‌جلسات و مستندات مرتبط با فروش.
تهیه و تنظیم صورت‌جلسات جلسات فروش و پیگیری انجام اقدامات لازم.
حمایت از فرآیندهای فروش:
کمک به فرآیند آماده‌سازی پیش‌فاکتورها و قراردادهای فروش.
پیگیری وضعیت سفارشات و هماهنگی با واحدهای دیگر (مثل انبار، لجستیک، و حسابداری).
مدیریت و نظارت بر ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان و فروش در سیستم‌های داخلی.
تهیه گزارش‌ها و ارائه اطلاعات:
تهیه گزارش‌های ماهانه و فصلی از عملکرد تیم فروش.
تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات و آمار به مدیران برای تصمیم‌گیری.
تهیه و تدوین پرزنتیشن‌ها و اسلایدهای مربوط به گزارش‌ها و جلسات تیمی.
پشتیبانی عمومی:
انجام امور اداری عمومی از جمله پاسخگویی به تماس‌ها، مدیریت ایمیل‌ها و هماهنگی با واحدهای مختلف.
تهیه و ارسال نامه‌ها، فاکتورها و مستندات به مشتریان و طرف‌های خارجی.
حفظ و نگهداری مدارک و مستندات مربوط به فروش و قراردادها.

مهارت‌ها و ویژگی‌ها:
تسلط به مایکروسافت آفیس: توانایی کار با Word، Excel و PowerPoint.
مهارت‌های ارتباطی عالی: توانایی برقراری ارتباط موثر با تیم فروش و مشتریان داخلی و خارجی.
توانایی سازماندهی: قابلیت برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و پیگیری امور مختلف.
دقت و توجه به جزئیات: دقت بالا در تهیه گزارش‌ها، صورت‌جلسات و اسناد.
مهارت‌های زبان انگلیسی: تسلط به زبان انگلیسی (برای تعاملات با مشتریان خارجی و نوشتن مکاتبات).
مهارت‌های چندوظیفه‌ای: توانایی انجام چندین کار همزمان و مدیریت همزمان مسئولیت‌ها.