مسئول دفتر | Office Manager

*شرح شغل:

• ساماندهی امور اداری و دفتری
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها
• تهیه پیش نویس و پیگیری مستندات مورد نیاز
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوطه
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات
• گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و نگهداری روزانه آنها

*شایستگی های مورد نیاز:

• مهارت های بین فردی و مذاکره قوی برای ارتباطات سطح بالا
• توانایی انجام امور با سرعت بالا در محیطی حرفه ای
• مسلط به نرم افزارهای Office مانند Word و Excel و نامه نگاری های اداری
• پیگیر، منظم، فعال و پر انرژی
• دارای مهارت برنامه ریزی و اولویت بندی
• متعهد، منظم و با اخلاق سازمانی و حرفه ای
• مسلط به زبان انگلیسی

*محل کار 5 کیلومتر بعد از فرودگاه امام خمینی، شهرک صنعتی شمس آباد می باشد و برای تهران سرویس ایاب و ذهاب داریم.
**تاکید می شود تسلط به زبان انگلیسی و همچنین Office الزامی می باشد.

- Job description:
Organizing administrative and clerical affairs
Receiving, registering and delivering all internal and external letters, documents and correspondence
Arranging daily schedules, meetings, meetings, trips and visits
Preparing drafts and follow-up of required documents
Collecting and extracting required information and records
Answering phones and relevant clients
Following up on sent and received correspondence until completion Result
Providing services for receiving and sending electronic messages to relevant officials and recording and maintaining related records
Keeping and maintaining all documents and documents based on the relevant regulations and instructions and their level of confidentiality
Communicating orders issued to individuals and departments
Collecting information and the results of actions taken regarding referral cases
Establishing a database of records, correspondence, office documents and their daily maintenance
- Skills required:
Skills between Individual and strong negotiation for high-level communication
Ability to do things at a high speed in a professional environment
Proficient in Office software such as Word and Excel and administrative correspondence
Persistent, organized, active and energetic
Having planning and prioritizing skills
Committed, organized and with organizational and professional ethics
Proficient in English

The workplace is 5 km from Imam Khomeini Airport, Shams Abad Industrial Estate and service to Tehran We have back and forth.

It is emphasized that proficiency in English and Office is required.