مسئول دفتر مدیریت

ما به دنبال یک مسئول دفتر مدیریت مجتمع با تجربه، منظم و بسیار قدرتمند در ایجاد ساختار هستیم. کاندید موردنظر در هماهنگی، برنامه‌ریزی و پشتیبانی اداری تمامی فعالیت‌های حوزه مدیریت نقش محوری خواهد داشت. این موقعیت مناسب فردی است که بتواند در محیطی پویا و با حجم کاری بالا، نظم، دقت و سرعت را تضمین کند و به عنوان ستون فقرات عملیاتی دفتر مدیریت عمل نماید. موفقیت در این نقش مستلزم مهارت‌های ارتباطی استثنایی، توانایی پیش‌بینی نیازها و حفظ آرامش و کارایی تحت فشار است.

مسئولیت‌های کلیدی:
- مدیریت برنامه‌ریزی و تقویم مدیر: هماهنگی کامل و دقیق برنامه زمان‌بندی مدیر مجتمع شامل جلسات داخلی و خارجی، بازدیدها، سفرها و امور ویژه.
- ارتباطات: مدیریت حرفه‌ای تمامی کانال‌های ارتباطی (تماس‌ها، ایمیل‌ها، مکاتبات) بین مدیر مجتمع و سطوح مختلف سازمان (هیأت مدیره، مدیران ارشد، واحدها) و همچنین هماهنگی و اجرای امور مربوط به میهمانان، بازدیدها و پذیرایی طبق دستورالعمل‌ها

 
پشتیبانی اداری و اجرایی:
- آماده‌سازی دستورکار و مستندات جلسات
- ثبت صورت‌جلسات، پیگیری مصوبات و اقدامات با دقت و پشتکار بالا
- مدیریت و بایگانی سیستماتیک کلیه مدارک
- مدیریت تنخواه و امور مالی خرد دفتر طبق مقررات
- هماهنگی با راننده و پشتیبانی‌های لجستیکی
- ثبت و پیگیری درخواست‌های کالا و خدمات
- ایجاد و حفظ نظم: طراحی و اجرای سیستم‌های منظم برای پیگیری امور، به نحوی که از ایجاد ابهام و سردرگمی جلوگیری شود

شرایط و الزامات:
-  تحصیلات: حداقل لیسانس در مدیریت (کلیه گرایش‌ها)، مهندسی صنایع، روابط عمومی یا علوم اداری
- تجربه: حداقل 3 سال سابقه مرتبط در پست‌های اداری سطح بالا یا مسئول دفتر مدیریت در سازمان‌های متوسط یا بزرگ
- مهارت‌های فنی: تسلط کامل به نرم‌افزارهای آفیس (به ویژه Outlook, Excel, Word  و توانایی کار با نرم‌افزارهای اداری رایج)


 مهارت‌های کلیدی و شایستگی های شخصیتی:
- ساختاردهی و پیش‌بینی: توانایی بالا در سازماندهی، اولویت‌بندی و مدیریت زمان
- ثبت و مستندسازی بی‌نقص: جزئی‌نگری مطلوب، دقت بالا در مستندسازی و پیگیری تا حصول نتیجه نهایی
- ارتباطات حرفه‌ای و مرزبندی: توانایی برقراری ارتباط مؤثر، محترمانه و قاطع با همه سطوح، همراه با رعایت کامل سلسله مراتب اداری
- حفظ محرمانگی و امانتداری مطلق
- انعطاف‌پذیری تحت فشار: توانایی حفظ آرامش، تمرکز و کارایی در شرایط پرتنش و با حجم کاری بالا
- مسئولیت‌پذیری و قابلیت اتکا: فرد باید به صورت ذاتی پاسخگو باشد و به عنوان نقطه اتکای عملیاتی شناخته شود
- حل مسأله مستقل: توانایی تحلیل موقعیت‌ها، ارائه راه‌حل‌های عملی و تصمیم‌گیری به موقع در حیطه اختیارات


 ثبات عاطفی و روانی بالا: توانایی مدیریت تعاملات پیچیده بدون درگیری عاطفی شخصی. مقاومت در برابر تنش‌های مطی و بازگشت سریع به حالت تعادل حرفه‌ای
 شفافیت و استحکام: فرد باید بتواند با ارائه گزارش‌های شفاف، مستند و منظم، زمینه هرگونه ابهام را از بین ببرد. قاطعیت در ا مرزهای حرفه‌ای و پافشاری بر فرآیندهای تعریف‌شده ضروری است
 هوش هیجانی بالا