استخدام مسئول دفتر

1. پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان 


2. ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس  به مسئول مافوق


3. دریافت فاکس و ارجاع  آن به مسئولین مربوطه


4. ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق


5. برنامه‌ریزی قرار ملاقات ها و جلسات مسئولین مافوق و پیگیری جهت تحقق آنها


6. یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقاتها و جلسات به مسئولین مربوطه


7. آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئولین مافوق و ارسال به اعضای جلسه


8. ثبت  و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز


9. آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده و مدیریت پذیرایی از میهمانان قبل و بعد از جلسات


10. دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری


11. تدوین جداول و گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئولین مافوق


12. تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئولین مافوق جهت تائید آن


13. ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده


14. کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئولین مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن


15. دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان


16. نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی  نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی


17. برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و.....


18. پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته


19. مدیریت دریافت و ارسال بسته ها و مرسولات پستی


20. انجام هرگونه امور مربوطه دیگر که به تسهیل کار مسئولین و سازمان کمک نماید.

الزامات / مهارت‌ها

مهارت‌های عمومی:

• علاقه مندی و انگیزه


• پیگیری و تمرکز بر کار


• روابط عمومی خوب


• امانت داری


• مسئولیت‌پذیری


• مدیریت استرس


• تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی :

• تسلط بر نرم‌افزارهای Office


• اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی


• توانایی انجام فعالیت‌های اداری


• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی