مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

وظایف:
سازماندهی امور و کارهای روزانه دفتر مدیریت
ایجاد و هماهنگی قرارهای ملاقات و هماهنگی جلسات مختلف درون و بیرون شرکتی
هماهنگی و تعیین وقت ملاقات حضوری اشخاص با مدیرعامل
پیگیری تلفنی امور جاری با سازمان ها، ادارات، نهادها، موسسات و غیره
رسیدگی و انجام مکاتبات اداری
ارائه تمام نامه های وارده جهت ملاحظه مدیرعامل به‌ صورت روزانه و در فواصل زمانی تعیین شده
پیگیری و انجام امور مرتبط با مکاتبات شرکت (ورودی و خروجی)
تایپ، تدوین و تهیه گزارش ها و مکاتبات اداری و یا کمک به تهیه گزارش های برنامه ریزی‌شده
رسیدگی به مرسولات پستی، دورنگارها و ایمیل های دریافتی و مدیریت سوالات و تقاضاها
پاسخگویی، راهنمایی و یا هدایت ارباب و رجوع به بخش مربوطه
پاسخگویی به ارتباطات ذینفعان (تلفنی، حضوری، ایمیل، پیام ها و غیره)
ثبت و انتقال تماس های دریافتی به افراد مربوطه
پیگیری و اقدام جهت رزرو و تنظیم امور مرتبط با سفرهای مدیران و کارکنان، و مسائل مرتبط با امور حمل‌ و نقل داخل و بیرون شهری و کارهای مربوط به اقامت
سازماندهی رویدادها و کنفرانس ها
یادآوری وظایف و مهلت های مهم به مدیریت
برقراری ارتباط با کارکنان، تامین‌کنندگان و مشتریان
انجام امور بایگانی به صورت منظم به صورت فیزیکی و سیستمی و محافظت و نگهداری از تمام اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
هماهنگی و ابلاغ تمامی دستورها، پیام ها و برنامه های مدیرعامل به سایر بخش های شرکت
پیگیری منظم فعالیت های محوله
پیگیری اجرای صورتجلسات
همکاری با سایر کارکنان برای انجام سایر امور اداری شرکت
پیگیری به منظور آماده نمودن و ارسال دستور جلسات
گزارش و مرور موارد مهم روزانه با مدیرعامل
پیش نیاز ها:
مسلط به کامپیوتر و اینترنت.
مسلط به مایکروسافت آفیس به ویژه ورد و اکسل.
روحیه تعاملی و همکاری بالا.
آشنایی با فنون سازماندهی اداری.
فردی قابل اعتماد و قادر به رعایت محرمانگی.
توانایی انجام چندین کار به طور همزمان.
توانایی مدیریت قوی زمان.
فردی دقیق و جزئیات‌گرا.
آشنایی با زبان انگلیسی.
روابط عمومی بالا.
توانایی برقراری ارتباطات موثر با همکاران و سایرین.
رازداری و امانت داری در امور مدیریتی.
آراستگی ظاهری و آداب معاشرت اداری.