مسئول دفتر - خانم

شرح وظایف:
- تنظیم کارتابل مکاتبات دفتر معاون اجرایی و دریافت سوابق مربوطه
- ارجاع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات به افراد، واحدها و شرکت های ذیربط در سیستم IFS
- نگهداری و بایگانی کلیه پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارش ها و سایر اسناد و مدارک مورد نیاز در سیستم IFS
- تهیه پیش نویس برخی از نامه های اداری صادره
- مدیریت و نگهداری مناسب اسناد رسمی شرکت، مستندات محرمانه و طبقه بندی شده
- برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات و ملاقات ها
- پاسخگویی به تماس های تلفنی، ایمیل و مراجعین حضوری
- هماهنگی با واحد پشتیبانی جهت انجام امور جاری دفتر (تهیه بلیط، پذیرایی جلسات و …)
- رسیدگی به درخواست های همکاران و راهنمایی و ارجاع آنان به مسئول مربوطه و پیگیری کارهای کارشناسی محول شده به واحدها
- تهیه صورت جلسات

دانش و مهارت ها:
- مکاتبات اداری
- تایپ ده انگشتی
- اصول بایگانی
- برنامه ریزی و سازماندهی
- همدلی
- پیگیری تا حصول نتیجه
- مدیریت زمان
- مشتری مداری