مسئول دفتر

شرح وظایف شغلی:

پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل و همکاران 

هماهنگی، برنامه ریزی، زمان بندی و پیگیری جلسه ها و سفرها و بازدیدها

راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی(ورود و خروج افراد)

نامه نگاری اداری داخل و خارج سازمان

بایگانی مدارک، اسناد و پیام های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه)

تسلط به امور دفتری، تنظیم صورت جلسات، دستور جلسات و تهیه مستندات مورد نیاز

انجام هماهنگی میان مدیرعامل و مدیران اجرایی، کارمندان، مشتریان

انتقال پیام ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیرو پاسخگویی و گزارش دهی جریان انجام امور

تهیه دستورکار، گزارش برای پروژه ها و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان

کنترل تماس های تلفنی دریافتی؛ دریافت و ارسال پیام های دقیق؛ پاسخ به درخواست ها

مهارت های مورد نیاز :

رازداری و حفظ محرمانگی 

دارای خلاقیت و استعداد در حل مسائل

مسئولیت پذیر و منظم و بسیار دقیق در انجام امور محوله

دقت بالا و توجه به جزئیات

داشتن روحیه کار تیمی، پیگیر، سخت کوش و پویا

دارای روابط عمومی و مهارت های ارتباطی قوی

 
توانمندی های تخصصی :

مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری

تسلط کافی به نرم افزار های Office 

آشنایی با نرم افزارهای خانواده Google مانند: Google Drive ، Google Calendar, Google Sheet, Google Meet

آشنایی با ابزارها و نرم افزارهای برگزاری جلسه آنلاین