مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

شرح شغل:
برنامه‌ریزی زمانی جلسات و رویدادهای مرتبط با مدیرعامل و نظارت بر حسن اجرای آن.
تنظیم و هماهنگی برنامه‌ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات‌ها، سفرها و جلسات.
بایگانی مدارک، مستندات و پیام‌های الکترونیکی و کاغذی.
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام‌های تلفنی و نمابر و فکس و پست.
دریافت و رسیدگی به ایمیل‌های رسیده.
دریافت، تفکیک و دسته‌بندی نامه‌ها، گزارش‌ها و پرونده‌ها و طبقه‌بندی مکاتبات.
پیگیری دستورهای صادره از مدیرعامل و سازمان‌ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه.
تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه‌ها، صورتجلسه‌ها و مکاتبات اداری مورد نیاز.
مدیریت فرآیندهای داخلی و هماهنگی منابع برای بهینه‌سازی گردش کار.
برقراری ارتباط موثر بین مدیریت ارشد و کارکنان.
برنامه‌ریزی جلسات، مدیریت امور اداری و هماهنگی‌های خارجی.
حفظ محرمانگی و مدیریت اطلاعات حساس.
مسلط به آیین نگارش و اصول نامه‌نگاری.
به‌روزرسانی تقویم جلسات و حصول اطمینان از اطلاع‌رسانی و اعمال تغییرات احتمالی در جلسات به منظور حفظ نظم امور مرتبط
انجام هماهنگی‌های لازم برگزاری جلسات و حصول اطمینان از فراهم بودن شرایط تشکیل جلسات از جمله فضا، پذیرایی و سایر امکانات
پیگیری مستمر فعالیت‌ها و امور محوله تا تحقق دستیابی به نتایج
تنخواه‌داری امور و هزینه‌های نقدی
انجام سایر امور ارجاعی مرتبط با شغل
تسلط بر نرم‌افزارهای Office

شرایط احراز:
سرعت عمل بالا در انجام کارها.
مهارت تصمیم‌گیری.
رازداری و متعهد بودن.
توانایی حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار.
مسئولیت‌پذیر، خلاق، صادق و قابل اعتماد.
روحیه کار تیمی.
حداقل 3 سال تجربه در نقش‌های اداری یا اجرایی
مهارت‌های ارتباطی قوی در گفتار و نوشتار
توانایی مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چندین وظیفه
فردی منعطف، تیم‌محور و توانمند در مواجهه با چالش‌ها