سرپرست تأمین | Sourcing and Procurement Supervisor

شرح شغل:

برنامه‌ریزی و کنترل فرآیند تأمین:

• استعلام و اضافه نمودن تامین‌کنندگان جدید به سبد تامین.
• برقراری ارتباط موثر با تامین‌کنندگان و توانایی مذاکره موثر با آن‌ها.
• پیگیری سفارشات ارسال شده از سوی مشتریان.
• اولویت‌بندی سفارشات تأمین.
• نظارت بر زمان‌بندی تأمین و کنترل Lead Time برای هر سفارش.
• تعامل روزانه با تأمین‌کنندگان داخلی و بین‌المللی جهت پیگیری سفارشات.

مدیریت تیم اجرایی تأمین:

• هدایت، آموزش، نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان تیم اجرایی تأمین.
• تقسیم وظایف مشخص بین اعضای تیم (مکاتبات، استعلام قیمت، پیگیری حمل و غیره).
• ایجاد نظم و ساختار برای جلوگیری از تداخل و تأخیر در کارها.
• نظارت بر حسن اجرای روال‌های استاندارد (SOP) برای فرآیندهای عملیاتی.

مکاتبات و پیگیری‌های اجرایی:

• نظارت بر مکاتبات با تامین‌کنندگان، مشتریان، شرکت‌های حمل، و واحدهای کنترل کیفیت مشتریان.
• پیگیری و هماهنگی برای تهیه اسناد مورد نیازو بارگذاری در سیستم‌های درون سازمانی (پیش‌فاکتور، فاکتور رسمی، بارنامه، COA و غیره).
• مدیریت دقیق پرداخت‌ها، سفارش‌گذاری، و استعلام‌های مکرر.
• نظارت بر ثبت و بایگانی صحیح کلیه مکاتبات و مستندات سفارش.

هماهنگی با واحدهای مرتبط:

• همکاری تنگاتنگ با واحدهای بازرگانی، مالی، ترخیص، انبار و کنترل کیفیت.
• اطمینان از تطابق اسناد دریافتی با الزامات قانونی.
• انتقال سریع و دقیق اطلاعات سفارشات به افراد مربوطه در تیم.

کنترل و پایش کیفیت فرآیندها:

• کنترل وضعیت سفارش‌ها در سیستم سفارشات داخلی شرکت و نرم افزارهای مربوطه.
• شناسایی گلوگاه‌ها و پیشنهاد راه‌حل برای بهبود عملکرد.
• تهیه گزارش‌های دوره‌ای برای مدیریت (گزارش تأخیر، وضعیت سفارشات، نرخ تأمین موفق، حسابهای باز و غیره).

شرایط احراز:

• فارغ التحصیل رشته‌های داروسازی، مدیریت بازرگانی، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط.
• حداقل 3 سال تجربه کاری مرتبط در حوزه تأمین دارو ترجیحاً در شرکت‌های پخش یا بازرگانی دارویی.
• مسلط به مکاتبات حرفه‌ای فارسی و انگلیسی.
• قدرت مذاکره خوب به زبان انگلیسی و فارسی، هم با تامین‌کنندگان و هم با مشتریان.
• توانایی کار با ابزارهای گزارش‌دهی و برنامه‌ریزی.
• مهارت در پیگیری، دقت بالا، و نظم اجرایی.
• توانایی مدیریت تیم و مهارت در حل مسائل روزمره تأمین.

Process Planning and Control:
Inquiry and add new suppliers to the supply basket
Effective communication with suppliers and the ability to negotiate effectively with them
Tracking orders submitted by customers
Prioritization of orders
Supervision Supply and control of the LEAD TIME for each order
And evaluating the performance of the executive team employees
Divide the specific tasks between team members (correspondence, price query, transportation, etc.)
Creating order and structure to prevent interference and delay in tasks
Monitoring the proper implementation of standard procedures (SOP) for operational processes
Required and uploaded to intra -organizational systems (pre -invoice, official invoice, cargo, COA, etc.)
Care Management of Payments, Ordering, and Repeated Inquiries
Monitoring and Archives Correct Correspondence and Ordering Documents

Coordinate with Related Units, Cooperation with Financial Units, Cooperation with Related Units
Fast and accurate transfer of orders to people in the team

Control and Monitoring Process Quality:
Control of Ordering Status in the Company's Internal Order System and Software
Identification of Throat and Solution Offer to Improve Performance
Preparation of Periodic Reports for Management (Delay Report, Successful Status, Successful Supply Accounts, Open Accounts, etc.)

Pharmacy, Business Management, Industrial Engineering, or related fields
at least 3 years of relevant work experience in the field of drug supply, preferably in pharmaceutical distributors
Mastery of Persian and English professional correspondence
good negotiation in English and Farsi, both with suppliers and customers