مسئول دفتر

شرکت ما به‌دنبال همکاری با فردی منظم، مسئولیت‌پذیر و با روابط عمومی بالا جهت موقعیت شغلی مسئول دفتر است. این موقعیت مناسب افرادی است که به دنبال تجربه کاری پویا، با تنوع وظایف و ارتباط مستقیم با تمامی افراد سازمان هستند.
شخص منتخب نقش کلیدی در مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی، ثبت و بایگانی مکاتبات، پیگیری امور اداری و انجام هماهنگی‌های مدیریتی خواهد داشت.
مسئولیت‌های اصلی:

• پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مکاتبات اداری
• ثبت و پیگیری نامه‌ها و مستندات در سیستم اتوماسیون
• تنظیم مکاتبات رسمی، نامه‌نگاری و تایپ متون اداری
• بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد و سوابق شرکت
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی مدیریت
• نظارت بر امور پذیرایی و نظافت اتاق مدیریت و فضاهای جلسات
• پیگیری امور مربوط به دفاتر اسناد رسمی، بانک‌ها و امور پستی
• تهیه و پیگیری خرید ملزومات، لوازم مصرفی و اداری
• یادآوری برنامه‌های روزانه، مناسبت‌ها و جلسات به مدیر
• همکاری با سایر واحدها مانند مالی، بازرگانی، و منابع انسانی در فعالیت‌های اجرایی

مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز:

• آشنایی با اصول منشی‌گری، تشریفات اداری و رفتار حرفه‌ای
• تسلط کامل به Microsoft Word و Excel
• توانایی کار با سیستم‌های اتوماسیون اداری
• دقت بالا در تایپ، نامه‌نگاری و تنظیم مکاتبات
• توانایی چندوظیفه‌ای و مدیریت هم‌زمان چند کار
• مهارت در برقراری ارتباط موثر و پاسخ‌گویی تلفنی و حضوری
• توانایی مدیریت زمان، اولویت‌بندی کارها و پیگیری تا حصول نتیجه
• رازداری، اعتماد کامل و مسئولیت‌پذیری بالا
• انعطاف‌پذیری در انجام وظایف متفرقه و پروژه‌ای