مسئول دفتر مدیرعامل | CEO Office Manager

• بایگانی گزارشات و صورتجلسات حوزه مدیرعامل و عدم افشای نامه‌های محرمانه.
• تماس و ارتباط با سایر شرکت‌ها و سازمان‌ها و پاسخگویی تماس‌های مرتبط با دفتر مدیرعامل.
• انجام امور مربوط به مکاتبه و تماس با مطبوعات و جراید به منظور درج آگهی‌های تبلیغاتی و اطلاع رسانی شرکت در آن‌ها.
• ارائه پیام‌های دریافتی از کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان به مدیرعامل.
• بررسی مدارک ارسالی مرتبط با اسناد مالی و بازرگانی، قراردادها، بیمه‌نامه‌ها، صورتحساب‌ها یا چک‌ها برای امضای مدیرعامل.
• همکاری در امور مربوط به چاپ و انتشار نشریه ها و اوراق مورد نیاز شرکت.
• تهیه و تنظیم دستور جلسات هیئت مدیره با هماهنگی مدیرعامل و ارسال به اعضای هیئت مدیره.
• تهیه و تنظیم آمار و گزارشات مورد نیاز و عنداللزوم تجزیه‌وتحلیل آن‌ها و تهیه گزارشات تحلیلی و توجیهی مورد نظر مانند افکارسنجی، شکایات و بازخورد مشتری.کنترل و بررسی امور دفتر مدیرعامل از قبیل تعیین وقت و تنظیم برنامه جلسات و قرارملاقات روزانه مدیرعامل و تهیه صورتجلسات و پیش‌نویس نامه‌ها.
• دریافت و تهیه گزارشات آماری و غیر آماری موردی و برنامه‌ریزی شده و ارائه به مدیرعامل.
• جمع‌آوری و طبقه‌بندی اطلاعات و مستندات مورد نیاز جلسات هیئت مدیره.
• تهیه گزارش اقدامات انجام شده روابط عمومی و موانع و اشکالات اجرایی موجود به مدیرعامل.
• ایجاد ارتباطات اداری با سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌های مرتبط با شرکت در حد شئونات شرکت.
• تنظیم برنامه‌ها و تامین تدارکات مسافرت‌ها و بازدیدهای مدیرعامل.
• انجام هماهنگی و کنترل‌های لازم برای انجام امور مربوط به پذیرایی و تشریفات دفتر مدیرعامل.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات.
• نظارت بر خدمات پذیرایی و نظافت دفترمدیرعامل.

شرایط احراز:

• اولویت مدرک تحصیلی با رشته‌های 1. فناوری اطلاعات و ارتباطات؛ 2. روابط عمومی.
• مسلط به ورد و اکسل.
• مسلط به تایپ سریع فارسی و انگلیسی.
• مسلط به زبان انگلیسی.
• روابط عمومی قوی.
• سکونت در تهران و دارا بودن کارت پایان خدمت سربازی برای ما مهم است.
• در صورت داشتن دیگر شرایط، حداقل دو سال سابقه کار مرتبط به شما اولویت پذیرش خواهد داد.

- Filing reports and minutes of the CEO's area and not disclosing confidential letters
- Contacting and communicating with other companies and organizations and answering calls related to the CEO's office.
- Carrying out correspondence and contacting the press and newspapers in order Inserting advertisements and informing the company in them.
- Submitting messages received from employees, customers and other stakeholders to the CEO
- Reviewing documents sent related to financial and commercial documents, contracts, insurance policies, invoices or Checks to be signed by the CEO.
- Cooperation in matters related to the printing and publishing of publications and documents required by the company. and preparing the required statistics and reports and analyzing them when necessary and preparing the desired analytical and justification reports such as opinion polls, customer complaints and feedback
- controlling and reviewing the affairs of the CEO's office, such as scheduling and setting the schedule of meetings and appointments Daily CEO and preparation of meeting minutes and draft letters
-Receiving and preparing case and planned statistical and non-statistical reports and presenting to the CEO
-Collecting and classifying information and documents required for board meetings
-Preparing a report on the public relations measures and existing obstacles and executive problems to the CEO
-Establishing administrative communication with organizations, departments and companies related to the company in the scope of the company's affairs
-Setting programs and providing logistics for the CEO's trips and visits
-Coordinating and necessary controls to carry out matters related to the reception and ceremonies of the CEO's office
-Coordinating the meeting room and ensuring that its equipment is ready before holding the meetings
-Supervising the catering and cleaning services of the CEO's office
br>Remarkable items, dear job seeker:
Next priorities for bachelor of required field of study:
1 - Information and communication technology 2 - Public relations
Required skills:
1 - Proficiency in ICDL, especially Word&Excel
2- Proficiency in fast Farsi and English typing 3- Proficiency in English 4- Having strong public relations
Living in Tehran and having a military service card is important for us.
If you have other conditions, at least 2 Year of relevant work experience will give you priority for admission.