مسئول دفتر

شرح وظایف مسئول دفتر:
پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی، انتقال تماس‌ها به افراد، پیگیری و رصد پاسخگویی
مدیریت مکاتبات اداری شامل نگارش، ثبت و بایگانی نامه‌ها و ایمیل‌های داخلی و خارجی
تنظیم و هماهنگی جلسات، قرارها و برنامه‌های مدیران
کنترل ورود و خروج نامه‌ها، اسناد و مدارک و حفظ طبقه‌بندی و نظم در بایگانی
پذیرش و راهنمایی مراجعین حضوری با رعایت اصول آداب معاشرت و رفتار حرفه‌ای
تهیه گزارش‌های ساده و پیگیری کارهای ارجاع‌شده از سوی مدیریت
هماهنگی با سایر واحدها یا پرسنل برای پیشبرد کارهای داخلی شرکت
مدیریت اقلام مصرفی اداری (لوازم‌التحریر و غیره) و سفارش مجدد در صورت نیاز
نظارت کلی بر نظم محیط دفتر و پیگیری مسائل روزمره برای حفظ کارایی فضای کاری
پاسخگویی به تماس‌ها و ارتباط با مشتریان، همکاران و شرکا با سرعت و دقت بالا
مدیریت مکاتبات اداری، ایمیل‌ها و پیام‌های داخلی و خارجی به صورت منظم و به‌موقع
هماهنگی و برنامه‌ریزی جلسات تیمی، قرار ملاقات‌ها و رویدادهای کاری
پیگیری و یادآوری امور و پروژه‌های جاری به مدیران و تیم‌ها
پذیرش و استقبال از مراجعین، مهمانان و همکاری با تیم‌های مختلف به منظور تسهیل امور
بایگانی دیجیتال و فیزیکی اسناد و اطلاعات به شیوه‌ای مرتب و قابل دسترس
مدیریت و تامین لوازم و تجهیزات اداری، سفارش به موقع اقلام مورد نیاز
همکاری فعال در امور اجرایی و پشتیبانی پروژه‌ها و فعالیت‌های استارتاپ
انعطاف‌پذیری در انجام وظایف متنوع و توانایی یادگیری سریع ابزارها و سیستم‌های جدید
حفظ نظم و بهبود فضای کاری برای افزایش بهره‌وری تیم