مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران.
• تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری.
• پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران.
• پاسخگویی به ارباب‌رجوع.
• کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل.
• دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل.
• تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل.
• پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران.
• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخگویی به ارباب رجوع به صورت حضوری.
• ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.

Management of managers' appointments. Setting the time of visits and attending meetings or business trips. Answering private phones to the managers' office. Answering clients. Controlling entry and exits into the CEO's office. Sorting reports and letters Reached from outside or other parts of the company to the CEO's office. Calling and reminding others of appointments with the CEO. Following the orders issued by the managers. Understanding the company's policy and aligning the company's activities in relation to them. Trying to achieve Organizational goals and reporting to senior management. Reminding the relevant manager of the time of meetings and appointments. Planning and coordination to hold internal meetings. Receiving and sending emails related to work activities. Numbering incoming and outgoing letters. Letters in the administrative office. Controlling the inventory of consumable items in the office on a continuous basis. Following up on tasks assigned by the manager until the results are achieved. Responding to clients in person. Documents and preservation of confidential information. Communicating the orders issued by the superior manager to the relevant persons.