مسئول دفتر مدیر عامل

برخی از وظایف شامل :

• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیرعامل
• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین
• پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری
• ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
• دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی
• کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها
• برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها
• ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره 
• ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه
• ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان
• نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی
• درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری

مهارت های مورد نیاز :

• دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار
• وقت‌شناسی و انضباط کاری، رازداری و متعهد بودن، اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم، رفتار اجتماعی مناسب و اعتمادبه‌نفس و قدرت سازگاری با موقعیت‌های متفاوت، داشتن اعتمادبه‌نفس بالا خصوصاً در هنگام صحبت تلفنی و مواجهه با مراجعین.
• آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
• مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه‌های آفیس
• داشتن اطلاعاتی در مورد شرکت و یا آن اداره‌ای که در آن مشغول است
• دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی
• توانایی بایگانی
• آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
• توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی فعالیت‌ها در حیطه کاری
• توانایی مدیریت مؤثر زمان
• آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیرعامل به مجموعه
• پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
• آشنایی با همکاران و افرادی که زیرمجموعه شرکت در حال فعالیت می‌باشند.