استخدام منشی (شهر قدس)

محل خدمت: دفتر شهر قدس (کیلومتر 19 جاده قدیم تهران کرج)
روز و ساعت کاری : شنبه تا 4 شنبه 8 تا 16:30 و پنجشنبه 8 تا 12

وظایف و مسئولیت‌ها:
- تهیه و پیگیری مکاتبات درون سازمانی
- تهیه و پیگیری مکاتبات برون سازمانی
-دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، فکس‌های واحد به گیرندگان مرتبط
- بایگانی نامه‌های وارده و صادره
- رسیدگی به موقع به موارد اداری و کارگزینی
- پیگیری و پرداخت فاکتورها، هزینه‌ها و تنخواه‌ها
- جمع‌آوری اطلاعات مربوط به مرخصی، ساعت ورود و خروج و اضافه کاری کارکنان بخش در صورت لزوم
- تهیه گزارش کارکرد پرسنل ماهانه جهت کنترل و بروزرسانی و اعلام آن به مدیر واحد
- نگهداری و بایگانی تمامی فرم‌های فنی مرتبط با واحد منابع انسانی
- پیگیری به موقع امور اداری و دسترسی‌های لازم برای پرسنل جدید
- حضور در جلسات تعیین‌شده از طرف مدیر واحد و تنظیم صورت‌جلسه
- حفظ ارتباط کامل با مدیر واحد و سایر بخش‌های موسسه
- تهیه گزارشات درخواست شده از طرف مدیر واحد
- شرکت در کلیه دوره‌های آموزشی اعلام شده از سوی مدیر واحد
- انجام کلیه امور محوله از جانب مدیر واحد
- پاسخگویی به تلفن‌ها و هدایت تماس‌ها به فرد مناسب
- انتقال تماس‌های مشتریان به بخش‌های مربوطه بر اساس دستورالعمل «ضوابط انتقال تماس تلفنی»
- بررسی و انتقال اشکالات و موارد خاص به مدیر واحد و نفرات مرتبط و پی‌گیری این موارد تا بر طرف شدن کامل آن
- رسیدگی و اجرای کلیه مواردی که از جانب مدیر مافوق ارجاع می‌شود

تحصیلات  و تجربیات:
- دارای مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های علوم انسانی، مدیریت و روابط عمومی، بازاریابی و بازرگانی، نرم‌افزار یا سایر رشته‌های مرتبط
- حداقل سه سال تجربه کاری مسئول دفتری یا امور اداری
- آشنا به کار با کامپیوتر، اینترنت، نرم‌افزارهای MS-Office به خصوص Word و Excel در حد خوب
- آشنا به نرم افزار CRM
- آشنا با مفاهیم منابع انسانی: استانداردهای منابع انسانی -  شایستگی - جذب و استخدام - آموزش - ارزیابی عملکرد و ...
- آشنایی به زبان انگلیسی در حد متوسط بخصوص در مکالمه برای ارتباطات اولیه
- توانایی مستندسازی و گزارش‌دهی

شایستگی ها: 
- دارای نظم و انضباط کاری و وقت‌شناس
- دارای روحیه رهبری
- دارای روحیه‌ پیگیری قوی و نتیجه‌گرا
- مسئولیت‌پذیر
- دارای روابط عمومی خوب
- توانایی بالا در کار گروهی
- امکان تردد به مراکز بیرونی (ماموریت خارج سازمان)
- دارای قدرت بیان و مذاکره خوب
- آگاه به مفاهیم مشتری‌مداری و جایگاه مشتری
- خوش برخورد، آرام، اجتماعی و دارای توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران
- حضور دائم و فعال
- بسیار جزئی‌نگر و دقیق در محاسبات و ثبت‌ها
- معتقد به تعهد سازمانی
- توانایی انجام امور در کمترین زمان ممکن
- رازدار، امانت‌دار و قابل اعتماد
- ایده‌پرداز، خوش‌فکر، خلاق و دارای قوه ابتکار