مسئولیت اصلی «Process Owner» ایجاد، مستندسازی، طراحی و پیادهسازی و تضمین پذیرش (Adoption) فرآیندهای سازمانی است؛ به گونهای که این فرآیندها به بهبود عملکرد، کاهش خطا و همراستایی تیمها کمک کنند. این نقش پل ارتباطی بین مدیران، تیمها و ذینفعان برای اطمینان از پایبندی به فرآیندها و بهبود مستمر آنهاست.
مسئولیتها و وظایف کلیدی
- استخراج و تحلیل فرآیندها
- شناسایی نیازهای فرآیندی هر تیم از طریق جلسات و مصاحبهها
- تحلیل جریان کار فعلی و شناسایی گلوگاهها و فرصتهای بهبود
- تهیه نقشه فرآیندها (Process Mapping) با ابزارهای استاندارد
- طراحی و مستندسازی فرآیندها
- تدوین دستورالعملها، فلوچارتها و RACI ماتریکس
- اطمینان از همراستایی فرآیندها با اهداف کلان سازمان
- تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs) برای ارزیابی اثربخشی
- پیادهسازی و بهکارگیری (Adoption)
- آموزش تیمها و ذینفعان در خصوص فرآیندهای جدید یا بهبود یافته
- همکاری با مدیران برای اطمینان از اجرای فرآیندها در عملیات روزانه
- پایش میزان استفاده واقعی و ایجاد راهکار برای افزایش پذیرش
- بهبود مستمر و پایش
- جمعآوری بازخورد از کاربران فرآیندها
- تحلیل دادهها برای شناسایی نیازهای اصلاح یا بهینهسازی
- بهروزرسانی و نسخهبندی فرآیندها بر اساس تغییرات سازمانی
- مدیریت تغییرات فرآیندی
- اطلاعرسانی و هماهنگی برای تغییرات فرآیند
- کمک به مدیریت مقاومت در برابر تغییر در تیمها
- پشتیبانی از پروژههای مرتبط با تحول سازمانی
مهارتها و شایستگیهای مورد نیاز
- مهارت قوی در تحلیل و طراحی فرآیند
- آشنایی با ابزارهای مستندسازی (مثل Lucidchart، Miro، Visio)
- توانایی مدیریت پروژههای کوچک تا متوسط
- مهارتهای ارتباطی و مذاکره برای تعامل با ذینفعان مختلف
- آشنایی با مدیریت تغییر (Change Management)
- توجه به جزئیات همراه با نگاه کلان به کسبوکار
- توانایی آموزش و تسهیل جلسات گروهی
- تسلط کامل بر JIRA و فرآیندهای مرتبط با آن
- تسلط و آشنایی با استانداردهای ITIL و ITSM
شرایط احراز
- مدرک کارشناسی در رشتههای مدیریت، مهندسی صنایع، یا حوزههای مرتبط (ترجیحاً)
- تجربه کاری در تحلیل و بهبود فرآیند حداقل 3 سال
- تجربه کار بین تیمی (Cross-functional)
- آشنایی با متدولوژیهای بهبود فرآیند مانند BPMN، Lean یا Six Sigma مزیت محسوب میشود.