منشی و مسئول دفتر

• پاسخ‌گویی به تماس‌ها، پیام‌ها و هماهنگی‌های روزمره
• زمان‌بندی کارها و یادآوری برنامه‌ها به مدیر
• صدور فاکتور و پیش‌فاکتور مطابق اطلاعات ارائه‌شده
• پیگیری استعلام‌های روزانه از تامین‌کنندگان
• پیگیری وضعیت سفارشات از ثبت تا تحویل نهایی از تامین کنندگان
• ثبت و بروزرسانی اطلاعات مربوط به سفارشات
• جمع‌آوری و طبقه‌بندی پیش‌فاکتورها، فاکتورها و رسیدها
• آماده‌سازی مدارک مالی جهت تحویل به مدیر مالی
• ثبت هزینه‌های تنخواه و نگهداری رسیدها
• تهیه گزارش‌های ساده از خریدها، سفارشات و مدارک جمع‌آوری‌شده
• بایگانی منظم اسناد اداری و مالی

مهارت‌های ضروری (الزامی)
• پیگیری‌گری بالا و مسئولیت‌پذیری
• نظم و توانایی مدیریت چند کار همزمان
• توانایی کار با کامپیوتر، اکسل و واتساپ/تلگرام/سامانه‌های ساده
• دقت بالا در ثبت اطلاعات (برای فاکتور و پیش‌فاکتور)
• توانایی مکالمه محترمانه و موثر با تامین‌کنندگان
• مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها
• یادداشت‌برداری دقیق و گزارش دادن شفاف
• توانایی بایگانی منظم مدارک
• سرعت عمل خوب در امور اداری

مهارت‌های مهم (به شدت کمک‌کننده)
• آشنایی اولیه با امور مالی ساده (رسید، تنخواه، پیش‌فاکتور، فاکتور)
• توانایی یاد گرفتن سریع نرم‌افزارها یا روش‌های جدید کاری
• مهارت حل مسئله در موقعیت‌های فوری (مثلاً تاخیر تامین‌کننده)
• ارتباط کلامی موثر و صبور بودن
• توانایی نگه‌داشتن نظم در محیط کار و مدارک
• توانایی مدیریت تماس‌ها و پیام‌ها بدون حواس‌پرتی

مهارت‌های امتیازی (داشتنش خوبه، نداشتنش مشکلی نیست)
• سابقه کار در نقش منشی/مسئول دفتر یا پشتیبانی سفارشات
• توانایی کار با سیستم‌های حسابداری ساده (مثل هلو یا سپیدار – در حد ثبت اطلاعات، نه حسابداری)
• سرعت تایپ مناسب
• آشنایی با روش‌های استعلام قیمت و خرید سازمانی