مسئول دفتر

یک مجموعه معتبر در استان خراسان رضوی، شهر مشهد جهت تکمیل کادر خود از متقاضیان ساکن استان خراسان رضوی استخدام می‌نماید

 مسئول دفتر 

• جنسیت: خانم
• سابقه کار: دارای سابقه کار
• نوع همکاری: پاره وقت

شرایط احراز:

• تحصیلات: حداقل کارشناسی رشته‌های علوم پایه و رشته‌های مرتبط
• سابقه کار: حداقل 2 سال
• تسلط بر نرم‌افزارهای Office
• تسلط به زبان انگلیسی
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• مسلط تایپ فارسی و انگلیسی
• توانایی گزارش‌دهی

ویژگی‌های فردی شغل:

• روابط عمومی عالی
• خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
• حافظه خوب و حضور ذهن
• صبر و تحمل بالا
• رازداری در فعالیت‌های اداری
• رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

وظایف و مسئولیت‌ها:

• درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد / شرکت در رابطه با آن‌ها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
• ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
• اخذ تاییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های مدیرمافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و …)
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل‌ و نقل، چاپ و …
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
• هماهنگی با تامین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
• ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی (طرح ریزی بودجه واحد)
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق

ساعات کاری:

• شنبه تا چهارشنبه 8 تا 14