مسئول دفتر - خانم

شرح وظایف و مسئولیت ها:

• راهنمایی مراجعین حضوری/ تلفنی و پاسخگویی به سوالات ایشان
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها و یادآوری کلیه برنامه ها به مقام مافوق
• تهیه و تنظیم کلیه نامه‌ها(تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره) و دریافت و ثبت کلیه نامه های وارده/ صادره
• دریافت / ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک و سایر مستندات و کوشش در نگهداری مناسب آنها
• ارتباط و هماهنگی با سایر تیم‎های سازمان جهت پیشبرد امور
• تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقاتها، بازدیدها، حضور در گردهمایی ها، سفرها و… مدیران و رؤسای واحد 
• تهیه دستور جلسات و حضور در جلسات و مأموریتهای واحد به دستور مدیریت/ معاونت جهت هماهنگی تشکیل جلسه، تدوین صورتجلسات و انجام سایر امور مربوطه…
• ارائه گزارشات مربوط به جلسات گذشته و یادآوری اقدامات به منظور پیگیری امور جاری واحد معاونت
• پیگیری کلیه امور مربوط به معاونت که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم از جانب مدیریت/ معاونت به سایر واحدهای ذیل معاونت یا سایر بخشها ارجاع شده اند و ارائه نتایج پیگیری در اسرع وقت به مدیریت/ معاونت
• مطالعه کلیه دستورالعمل های درون سازمانی مرتبط و تسلط به امور مرتبط با حوزه مربوطه
• تهیه گزارشات منظم بنا به درخواست مقام مافوق و ارائه در زمان مقرر به ایشان
• بررسی مستندات دریافتی ارائه شده به مدیریت/ معاونت و تطابق اولیه با چارچوبهای کلی و در صورت نیاز ارجاع جهت اصلاح
• انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق

نرم افزارهای مورد نیاز:

•  Office
• MSP
• Outlook
• Google calendar
• Output Messenger
• PDF Signer