مسئول دفتر مدیر عامل

مسئول دفتر مدیر عامل
ما در جستجوی یک مسئول دفتر حرفه‌ای و دقیق برای همکاری با مدیرعامل هستیم. انتظار داریم این فرد توانایی مدیریت و سازماندهی دقیق فعالیت‌های روزمره، ایجاد هماهنگی‌های لازم، و برقراری ارتباط موثر با تیم‌های مختلف و مراجعان خارجی را داشته باشد. همچنین توانمندی در مدیریت زمان، برقراری ارتباط موثر و استفاده بهینه از ابزارهای اداری است.

وظایف و مسئولیت‌ها:

• برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات مدیرعامل و هماهنگی جلسات با سایر تیم‌ها
• پیگیری و مدیریت مکاتبات، تماس‌ها و ایمیل‌ها
• تهیه و تنظیم گزارشات و مستندات اداری
• همکاری با مدیرعامل برای برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی فعالیت‌ها
• سازماندهی و بایگانی اسناد و مدارک مهم
• هماهنگی سفرها و تهیه بلیط و رزرو هتل برای مدیرعامل
• استقبال و راهنمایی مهمانان و مراجعان شرکت
• پشتیبانی از مدیرعامل در موارد دیگر بر اساس نیازهای سازمان

شرایط احراز:

• تحصیلات: حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، اداری، منابع انسانی یا رشته‌های مرتبط
• تجربه کاری: حداقل 5 سال سابقه کاری مرتبط به‌عنوان مسئول دفتر یا دستیار اجرایی
• توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه‌ای به صورت حضوری و نوشتاری
• تسلط کامل به نرم‌افزارهای Office 
• آشنایی با اصول بایگانی و ثبت اسناد
• توانایی مدیریت و اولویت‌بندی وظایف به صورت مستقل

شایستگی‌ها و ویژگی‌های شخصیتی:

• تمرکز بالا بر روی جزئیات و توانایی انجام کارهای اداری با دقت کامل
• حفظ محرمانگی اطلاعات و امور مربوط به مدیرعامل و شرکت
• علاقه‌مند به پیشبرد اهداف شرکت و تلاش در جهت افزایش بهره‌وری
• توانایی ایجاد ارتباط موثر با همکاران و مراجعه‌کنندگان
• توانایی مواجهه با چالش‌ها و تغییرات کاری به صورت سریع و موثر