دستیار اداری | Administrative Assistant

• تجربه ثابت شده به عنوان منشی یا نقش اداری مشابه.
• مسلط به ms office: excel، word و outlook.
• توجه کامل به جزئیات و مهارت‌های چندوظیفه‌ای با روحیه کار تیمی.
• مهارت‌های سازمانی و مدیریت زمان عالی.
• مهارت‌های ارتباطی برجسته. صداقت و رازداری.
• تسلط به زبان انگلیسی به ویژه برای مکاتبات تجاری.
• خود سازماندهی، خودانگیزه، نتیجه گرا، کارگر تیمی، و حرفه ای با نگرش مثبت.

دستیار اداری باید یک حرفه ای سریع با مدیریت زمان و توانایی های چندوظیفه ای عالی باشد. با سخت کوشی و شایستگی او در کار است که مدیران و مدیران اجرایی می توانند بدون نگرانی در مورد وظایف دیگر بر مسئولیت های مدیریتی خود تمرکز کنند. هدف این است که با اطمینان از انجام به موقع و کارآمد تمام وظایف اداری محول شده، به کارایی کل کسب و کار کمک کند.

مسئولیت ها:

• دریافت تماس های تلفنی و تغییر مسیر در صورت لزوم.
• زمان بندی جلسات، تقویم ها را تنظیم کنید، و اتاق های کنفرانس را ترتیب دهید.
• نامه های درخواستی را تایپ کنید• سیستم خودکارسازی جدید را در مورد مدیر ارسال کنید.
آنها را به مدیر ارسال کنید.
جلسات.
• رسیدگی و اولویت بندی کلیه مکاتبات خروجی یا ورودی (ایمیل، نامه ها، بسته ها، و غیره) و ثبت آنها.
• انجام وظایف عمومی اداری مانند سفارش دادن لوازم، نگهداری سوابق انجام کارهای اولیه حسابداری، و نگهداری پایگاه های داده.
• ترتیبات سفر و اقامت را برای مدیران نظارت کنید.
به طور ایمن نظارت کنید

ملزومات اداری و هماهنگی با تیم تدارکات برای تهیه آنها.
• ارائه پشتیبانی اداری شخصی به مدیران و مدیران اجرایی از طریق تهیه و مدیریت مکاتبات، گزارش ها، و اسناد و رسیدگی به اطلاعات.

شرایط:

• تجربه ثابت شده به عنوان منشی یا نقش اداری مشابه.
• مسلط به MS office.: اکسل، ورد، و مهارت های حرفه ای عالی. روحیه کار تیمی.
• مهارت های عالی سازماندهی و مدیریت زمان.
• مهارت های ارتباطی و مذاکره برجسته.
• دقت، صداقت و رازداری.
• مهارت کار در زبان انگلیسی به ویژه برای مکاتبات تجاری.
• خود سازماندهی، خودانگیزه، تیم مثبت، نتیجه گرا و حرفه ای.
.

• Proven experience as a secretary or similar administrative role.
• Proficient in MS Office: Excel, Word, and Outlook.
• Perfect attention to detail and multitasking skills with a teamwork spirit.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Outstanding communication and negotiation skills.
• Accuracy, integrity, and confidentiality.
• Working proficiency in English especially for commercial correspondence.
• Self-organized, self-motivated, result-oriented, team worker, and professional with a positive attitude.

The administrative assistant must be a quick professional with great time management and multitasking abilities. It is with her diligence and competence in her work that managers and executives can focus on their managerial responsibilities without worrying about other tasks. The goal is to contribute to the efficiency of the overall business by ensuring all assigned administrative duties are carried out timely and efficient.

Responsibilities:

• Receive phone calls and redirect them when appropriate.
• Schedule meetings set calendars, and arrange conference rooms.
• Type the requested letters and submit them to the automation system.
• Alert the manager about cancelations or new meetings.
• Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages, etc.) and keep a record of them.
• Perform general office duties such as ordering supplies, maintaining records performing basic bookkeeping work, and maintaining databases.
• Make travel and accommodation arrangements for managers.
• Handle confidential documents ensuring they remain secure.
• Monitor office supplies and coordinate with the procurement team to provide them.
• Provide personal administrative support to managers and executives through preparing and managing correspondence, reports, and documents and handling information.

Requirements:

• Proven experience as a secretary or similar administrative role.
• Proficient in MS Office: Excel, Word, and Outlook.
• Perfect attention to detail and multitasking skills with a teamwork spirit.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Outstanding communication and negotiation skills.
• Accuracy, integrity, and confidentiality.
• Working proficiency in English especially for commercial correspondence.
• Self-organized, self-motivated, result-oriented, team worker, and professional with a positive attitude.