دستیار اداری | Administrative Assistant

شرح وظایف:

تنظیم کارتابل مکاتبات دفتر معاون اجرایی و دریافت سوابق مربوطه
ارجاع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات به افراد، واحدها و شرکت های ذیربط
نگهداری و بایگانی کلیه پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارش ها و سایر اسناد و مدارک مورد نیاز
تهیه پیش نویس برخی از نامه های اداری صادره
مدیریت و نگهداری مناسب اسناد رسمی شرکت، مستندات محرمانه و طبقه بندی شده
برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات و ملاقات ها
پاسخگویی به تماس های تلفنی، ایمیل و مراجعین حضوری
هماهنگی با واحد پشتیبانی جهت انجام امور جاری دفتر (تهیه بلیط، پذیرایی جلسات و …)
رسیدگی به درخواست های همکاران و راهنمایی و ارجاع آنان به مسئول مربوطه و پیگیری کارهای کارشناسی محول شده به واحدها
تهیه صورت جلسات

دانش و مهارت ها:

حداقل 4 سال سابقه کار مرتبط
تسلط به مهارت نوشتاری
تسلط به اصول دبیرخانه و مدیریت اسناد
تسلط نسبی به تایپ 10 انگشتی اصولی
تسلط به مکاتبات اداری و تنظیم صورت جلسات
تسلط به نگارش مصوبات و صورت جلسات
آشنایی به اصول و فنون مذاکره
آشنایی با پروتکل های تشریفات

Task Description:

Setting the Card Category Card of the Executive Vice President and receiving relevant records
Referrals, Reports and Other Correspondence to Individuals, Units and Companies concerned
Maintenance and Archives All Required Documents, Papers, Letters and Reports and Other Documents Required
Preparation of some administrative letters issued
Proper management and maintenance of company official documents, confidential and classified documentation
Planning and coordinating to hold meetings and meetings
Responding to phone calls, emails and in -person clients
Coordination with Support Unit for Current Office (Tickets, Meetings, etc.)
Reviewing colleagues' requests and guiding them to the relevant responsible and pursuing expert work assigned to units
Preparation of meetings

Knowledge and skills:

At least 4 years of relevant work experience
Mastery of writing skills
Mastering the principles of the secretariat and the management
Relative Mastery to Type 10 Principal Finger
Mastery of administrative correspondence and adjustment of meetings
Session
Familiarity with the principles and techniques of negotiation
Familiarity with the formal protocols