کارشناس دبیرخانه و سامانه های اتوماسیون اداری

شرح شغل:

• پذیرش، ثبت و توزیع مکاتبات ورودی و خروجی (کاغذی و الکترونیکی)
• مدیریت سامانهٔ اتوماسیون اداری (E-Office / EDMS): ثبت اسناد، تعریف گردش‌های اداری، پیگیری وضعیت نامه‌ها و گزارش‌گیری.
• تهیه و تنظیم صورتجلسات، پیگیری مصوبات و ارسال اطلاع‌رسانی‌های مرتبط.
• اسکن، آرشیو دیجیتال و کنترل نسخه‌های بایگانی (پشتیبان‌گیری و دسته‌بندی فایل‌ها).
• پشتیبانی کاربران داخلی در استفاده از سامانهٔ اتوماسیون و آموزش‌های پایه‌ای.
• ایجاد و به‌روزرسانی فرم‌ها و قالب‌های اداری (Word/PDF/Excel).
• همکاری نزدیک با تیم IT برای رفع اشکالات سیستم و اجرای به‌روزرسانی‌های مورد نیاز.
• رعایت محرمانگی اطلاعات و پیاده‌سازی رویه‌های امنیتی مربوط به اسناد.
• انجام دیگر وظایف اداری مرتبط طبق نیاز مدیریت.

شرایط و مهارت‌های مورد نیاز:

• حداقل لیسانس در رشته‌های مدیریت، منابع انسانی، مهندسی نرم‌افزار/IT یا رشته‌های مرتبط (یا معادل تجربه).
• آشنایی عملی با سامانه‌های اتوماسیون اداری (برای مثال: پرگار)، سیستم‌های مدیریت اسناد یا تجربه کار با یک یا چند سامانه مشابه.
• تسلط به مایکروسافت آفیس (Word, Excel, Outlook) و توانایی تهیه گزارش و قالب‌بندی اسناد.
• مهارت تایپ فارسی سریع و دقیق؛ توانایی کار با PDF، اسکن و OCR امتیاز محسوب می‌شود.
• توانایی پشتیبانی فنی سطح پایه، حل مسئله و همکاری با واحد IT.
• توانایی سازماندهی، اولویت‌بندی کارها و مدیریت هم‌زمان چند وظیفه.
• رعایت محرمانگی، دقت بالا و توانایی ارتباط مؤثر کتبی و شفاهی.