مدیر عملیات اداری | Administrative Operations Manager

شرح وظایف:
• نظارت، برنامه‌ریزی و مدیریت کامل کلیه واحدهای اداری و عملیاتی شرکت (به‌جز بازرگانی و فروش)
• مدیریت و هماهنگی واحدهای زیر:
• واحد ترخیصیه
• منشی‌ها و امور دفتری
• نیروهای خدماتی و نظافتی
• واحد ترانزیت
• تحصیل‌داران
• واحد مالی
• واحد حق توقف (Demurrage / Detention)
• SOA و پیگیری صورت‌حساب‌ها
• نظارت بر حسن اجرای فرآیندها، دستورالعمل‌ها و انضباط اداری در کلیه واحدها
• ایجاد هماهنگی مؤثر بین بخش‌های مختلف و بهینه‌سازی گردش کار
• کنترل عملکرد پرسنل، ارزیابی بهره‌وری و ارائه گزارش‌های مدیریتی
• نظارت بر امور مالی مرتبط با عملیات، پیگیری مطالبات و هزینه‌ها
• مدیریت منابع انسانی بخش‌های تحت سرپرستی و رسیدگی به امور پرسنلی
• همکاری با مدیریت ارشد جهت بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان
• اطمینان از رعایت قوانین، مقررات و استانداردهای داخلی شرکت
• ________________________________________
• ✅ شرایط احراز:
• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در شرکت‌های کشتیرانی، فورواردری یا لجستیک
• حداقل 2 سال سابقه مدیریتی یا سرپرستی
• تسلط کامل بر فرآیندهای اداری و عملیاتی شرکت‌های حمل‌ونقل
• آشنایی مناسب با امور مالی، حق توقف، SOA و ترانزیت
• توانایی مدیریت چند واحد به‌صورت هم‌زمان
• مهارت بالای برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و حل مسئله
• توانایی رهبری تیم، ایجاد انگیزه و مدیریت منابع انسانی
• تسلط به Microsoft Office به‌ویژه Excel و Outlook
• آشنایی با مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی
• فردی منظم، دقیق، مسئولیت‌پذیر و نتیجه‌گرا
• پایبند به اصول رفتار حرفه‌ای و فرهنگ سازمانی

---

Description of duties: • Supervision, planning and complete management of all administrative and operational units of the company (except trade and sales) • Management and coordination of the following units: • Clearance unit • Secretaries and office affairs • Service and cleaning forces • Transit unit • Students • Financial unit • Demurrage/Detention unit • SOA and invoice follow-up Monitoring the proper implementation of processes, instructions and administrative discipline in all units Creating effective coordination between different departments and optimizing work flow Controlling personnel performance, evaluating productivity and providing management reports Monitoring financial affairs related to operations, following up claims and expenses Managing human resources of departments under supervision and dealing with personnel matters Cooperating with senior management to improve processes and increase organizational productivity Ensuring compliance The rules, regulations and internal standards of the company
• ________________________________________
• ✅ Qualification requirements:
• At least 5 years of related work experience in shipping, forwarding or logistics companies
• At least 2 years of managerial or supervisory experience
• Complete mastery of the administrative and operational processes of transport companies
• Proper familiarity with financial affairs, the right to stop, SOA and transit
• Ability to manage multiple units at the same time
• High planning, decision-making and solving skills Problem
• Ability to lead a team, motivate and manage human resources
• Proficiency in Microsoft Office, especially Excel and Outlook
• Familiarity with administrative correspondence and report writing
• Organized, accurate, responsible and result-oriented person
• Adhering to the principles of professional behavior and organizational culture