کارشناس دبیرخانه

شرح وظایف:

• دریافت و بایگانی نامه ها از سامانه های ارتباطی و ثبت و ارجاع مکاتبات دریافتی از ذی نفعان به گیرندگان نامه طبق اسناد مصوب
• دریافت و بایگانی نامه های ارسالی و اسناد تعهدآور ثبت شده در دبیرخانه بر اساس اسناد مصوب
• پاسخگویی تلفنی و حضوری به مراجعان در خصوص روند ثبت، ارجاع و گردش و صدور نامه های رسمی دریافتی یا ارسالی
• ثبت اطلاعات مخاطبان (اطلاعات شخصی، سمت، آدرس ایمیل و غیره) و به روزرسانی آن ها در ماژول دبیرخانه و سامانه خدمات الکترونیکی
• آشنایی و ارتباط با آژانس های مسافرتی، تهیه بلیت، رزرو هتل و پیگیری امور

مهارت های مورد نیاز:

• مهارت کار با نرم افزارهای مکاتبات و اتوماسیون اداری
• مهارت نامه نگاری، گزارش نویسی و گزارش گیری
• رازدار و قابل اعتماد در حفظ و نگهداری اطلاعات و اسناد
• دارای دقت بالا و توجه به جزئیات
• توانایی کارها به صورت Multi TASK