مسئول دفتر مدیرعامل

شرح شغل:
ساماندهی امور اداری و دفتری
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها
تهیه پیش نویس و پیگیری مستندات مورد نیاز
جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوطه
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و نگهداری روزانه آنها
شایستگی های مورد نیاز:
مهارت های بین فردی و مذاکره قوی برای ارتباطات سطح بالا
توانایی انجام امور با سرعت بالا در محیطی حرفه ای
مسلط به نرم افزارهای Office مانند Word و Excel و نامه نگاری های اداری
پیگیر، منظم، فعال و پر انرژی
دارای مهارت برنامه ریزی و اولویت بندی
متعهد، منظم و با اخلاق سازمانی و حرفه ای
مسلط به زبان انگلیسی