مسئول دفتر مدیر عامل

شرایط احراز شغل مسئول دفتر مدیرعامل:

• تحصیلات: حداقل کارشناسی
• سابقه کار مرتبط: 3 تا 5 سال
• تسلط کافی در مهارت های ICDL
• آشنایی با رایانه و اینترنت

شاخص های کلیدی مدنظر کارفرما:

• روابط عمومی خوب
• مسئولیت پذیر، منظم و متعهد
• آشنا به اصول رفتارسازمانی
• امانت داری و رازداری

 شرح وظایف مسئول دفتر مدیر عامل:

• ساماندهی به امور دفتری
• پاسخگویی به تلفن‌ متقاضیان داخلی و خارجی
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای کاری
• دریافت، ثبت و توزیع کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی و پیگیری تا حصول نتیجه
• تهیه پیش نویس و تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز و اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• بایگانی و نگهداری سیستمی و فیزیکی مکاتبات
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرعامل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و واحدهای تابعه
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• جمع آوری، نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و اطلاعات محرمانه
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
• آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشستها و جلسات کاری
• آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشستها و جلسات
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌ صورت مستمر
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق