مدیر دفتر

وظایف مرتبط با مدیریت امور اجرایی و اداری:
• برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات مدیرعامل با اعضای هیئت‌مدیره، مدیران داخلی و ذی‌نفعان خارجی
• مدیریت و سازماندهی اسناد، مکاتبات و گزارش‌های دریافتی و ارسالی دفتر مدیرعامل
• هماهنگی برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل و تهیه گزارش‌های مرتبط
• نظارت بر اجرای مصوبات و دستورات صادرشده از سوی مدیرعامل
• پیگیری وظایف محوله به مدیران و کارکنان و ارائه گزارش پیشرفت امور به مدیرعامل

وظایف مرتبط با ارتباطات داخلی و خارجی:
• مدیریت و تنظیم ارتباطات بین مدیرعامل و سایر بخش‌های سازمان
• هماهنگی جلسات و ارتباطات با مشتریان، تامین‌کنندگان، شرکای تجاری و سازمان‌های دولتی
• تهیه و تنظیم صورت‌جلسات جلسات مدیرعامل و ارسال آن به افراد مرتبط
• پاسخگویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها و درخواست‌های رسمی و غیررسمی مرتبط با مدیرعامل

وظایف مرتبط با سفرها و هماهنگی‌های اجرایی:
• برنامه‌ریزی و تنظیم سفرهای کاری مدیرعامل، از جمله تهیه بلیت، رزرو هتل و تنظیم برنامه جلسات
• هماهنگی جلسات حضوری و آنلاین با مدیران و شرکای بین‌المللی
• مدیریت تشریفات و پروتکل‌های جلسات رسمی و دیدارهای مهم

وظایف مرتبط با مدیریت اطلاعات و اسناد:
• مدیریت بایگانی اسناد محرمانه و اطلاعات مهم مدیریتی
• طبقه‌بندی و حفظ محرمانگی مکاتبات و اسناد سازمانی
• نظارت بر اجرای سیاست‌های سازمانی و پیگیری تصمیمات کلیدی

مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز:
• مهارت عالی در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی
• توانایی بالا در برقراری ارتباط موثر و حرفه‌ای
• مهارت در نگارش رسمی، تنظیم مکاتبات و گزارش‌دهی
• آشنایی با پروتکل‌های مدیریتی و اصول تشریفات سازمانی
• توانایی مدیریت چندین کار به‌طور هم‌زمان (Multitasking)
• روحیه پیگیری، دقت بالا و توانایی حل مسائل اجرایی