مسئول دفتر مدیر عامل

وظایف و مسئولیت‌ها
1. مدیریت ارتباطات و مکاتبات
مدیریت، دسته‌بندی و پاسخ‌گویی اولیه به ایمیل‌ها و مکاتبات داخلی و خارجی
پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها و انتقال پیام‌ها به‌صورت دقیق
تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها و مستندات لازم برای مدیرعامل
2. برنامه‌ریزی و هماهنگی
هماهنگی جلسات، قرارها و سفرهای کاری
پیگیری یادآورها و کنترل زمان‌بندی جهت جلوگیری از تداخل برنامه‌ها
هماهنگی با واحدهای مختلف برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل
3. پشتیبانی در جلسات
تهیه دستور جلسه و دعوت از افراد مرتبط
حضور در جلسات، ثبت صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات تا حصول نتیجه
آماده‌سازی گزارش‌ها و ارائه‌های مورد نیاز مدیرعامل
4. امور اداری و اجرایی
سازمان‌دهی اسناد، آرشیو اطلاعات و حفظ محرمانگی کامل
نظارت بر ورود و خروج نامه‌ها و اسناد مهم
رسیدگی به درخواست‌ها و امور اجرایی روزمره مدیرعامل
5. روابط عمومی و هماهنگی بیرونی
تعامل موثر
مدیریت بازدیدهای رسمی و هماهنگی پذیرایی و تشریفات
مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز:
مهارت عالی در ارتباطات شفاهی و کتبی
توانایی مدیریت زمان و چندوظیفگی
دقت بالا، نظم و پیگیری مستمر
آشنایی با نرم افزارهای اکسل و ورد
مهارت در مذاکره و برخورد حرفه‌ای
توانایی کار در محیط تحت فشار
رعایت کامل محرمانگی
آشنایی با اصول تشریفات اداری