مسئول دفتر

ما در SmartX به دنبال یک مسئول دفتر هستیم تا در یک محیط چابک و پرسرعت به تیم‌های منابع انسانی و نوآوری و محصول بپیوندد. اگر در کنار مهارت‌های اجرایی و هماهنگی، شما هم به دنبال فرصت‌های جدید برای رشد و یادگیری هستید و به ارزش‌هایی مانند اعتماد، همدلی و بهبود مستمر پایبند هستید، به تیم ما بپیوندید.

صلاحیت‌های مورد نیاز:

• مهارت در هماهنگی جلسات و مدیریت زمان
• توانایی در مدیریت مستندات و نامه‌های اداری
• آشنایی با فرآیندهای استخدام و آن‌بوردینگ
• توانایی برقراری ارتباط موثر با تیم‌ها و مدیران ارشد
• دقت بالا در پیگیری جزئیات و اسناد محرمانه
• آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس و ابزارهای مدیریت پروژه

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

• هماهنگی و برنامه‌ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه جلسات و ملاقات‌های مدیر تیم‌های منابع انسانی و نوآوری و محصول
• مدیریت مکاتبات و تقویم کاری مدیر تیم ها
• همکاری در برنامه‌ریزی، پیگیری و اجرای پروژه‌ها و ارائه پشتیبانی از فرآیندهای مختلف تیم‌ها
• پشتیبانی از فرآیند جذب و استخدام (هماهنگی دعوت به مصاحبه، پیگیری مراحل استخدام و برقراری ارتباط با داوطلبان)
• تهیه و صدور انواع نامه‌های اداری و منابع انسانی (گواهی اشتغال به کار، معرفی‌نامه، درخواست وام و ...)
• تدوین،مدیریت و نگهداری اسناد، گزارشات و مستندات پرسنلی به‌صورت منظم و دقیق
• بروزرسانی و بازنگری آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های منابع انسانی به‌صورت دوره‌ای
• پشتیبانی از فرآیند Onboarding & Offboarding کارکنان
• طراحی، مدیریت و اجرای تقویم رویدادهای منابع انسانی (ایونت‌ها، جشن‌ها، مناسبت‌ها، برنامه‌های رفاهی و ...)
• مدیریت ارتباطات با مدیران ارشد، هیئت مدیره، سهامداران و شرکای تجاری
• رسیدگی به امور محرمانه و اطلاعات حساس با حفظ اصول محرمانگی و رازداری در بالاترین سطح
• آماده‌سازی دستور جلسات، ثبت صورتجلسات و گزارشات جلسات و پیگیری نتایج آن‌ها