مسئول دفتر - خانم

شرح شغل و وظایف
مسئولیت‌ها:
مدیریت برنامه‌های روزانه مدیرعامل: تنظیم و هماهنگی جلسات، برنامه‌های سفر، ملاقات‌ها و رویدادهای مهم.
ارتباطات داخلی و خارجی: پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌ها، هماهنگی جلسات با افراد داخل و خارج از سازمان.
مستندسازی و پیگیری امور اداری: تهیه و توزیع مکاتبات، گزارش‌ها و صورتجلسات مرتبط با جلسات مدیرعامل.
حفظ اطلاعات محرمانه: مدیریت دقیق و محرمانه اطلاعات و اسناد مهم مرتبط با مدیرعامل و سازمان.
هماهنگی با سایر بخش‌های سازمان: همکاری با تیم‌های مختلف برای اجرای برنامه‌ها و پروژه‌های مرتبط با مدیرعامل.
مدیریت وظایف اجرایی و پشتیبانی: انجام وظایف اداری روزمره مانند تهیه گزارشات، مدیریت فایل‌ها و پیگیری کارها.
تنظیم و پیگیری قراردادها و اسناد: نگهداری، پیگیری و بروزرسانی اسناد مهم، قراردادها و اطلاعات حقوقی.
مدیریت تنخواه: رسیدگی به هزینه‌های روزانه دفتر .
نظارت بر نیازمندی‌های دفتر: شناسایی و تامین لوازم اداری، مواد مصرفی و نظارت بر تامین به‌موقع آن‌ها.
برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات: تنظیم جلسات درون و بیرون سازمان و اطمینان از هماهنگی‌های لازم.
شرایط و مهارت‌های مورد نیاز:
حداقل 2 سال سابقه کاری در پست مشابه.
تسلط به نرم‌افزارهای اداری مانند Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف.
مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی برقراری تعامل موثر با افراد مختلف.
دقت بالا و توجه به جزئیات در انجام امور.
مهارت در حل مسائل و چالش‌های روزمره.
توانایی مدیریت چندین وظیفه به صورت همزمان و تطبیق‌پذیری با محیط‌های پویا.
آمادگی برای انجام وظایف فوری و مدیریت شرایط بحرانی.