مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

شرح شغل:
برنامه ریزی زمانی جلسات و رویدادهای مرتبط با مدیرعامل و نظارت بر حسن اجرای آن.
تنظیم و هماهنگی برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، سفرها و جلسات.
بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی.
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس و پست.
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده.
دریافت، تفکیک و دسته بندی نامه ها، گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات.
پیگیری دستورهای صادره از مدیرعامل و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه.
تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها و مکاتبات اداری مورد نیاز.
مدیریت فرآیندهای داخلی و هماهنگی منابع برای بهینه سازی گردش کار.
برقراری ارتباط موثر بین مدیریت ارشد و کارکنان.
برنامه ریزی جلسات، مدیریت امور اداری و هماهنگی های خارجی.
حفظ محرمانگی و مدیریت اطلاعات حساس.
مسلط به ایین نگارش و اصول نامه نگاری.
به روز رسانی تقویم جلسات و حصول اطمینان از اطلاع رسانی و اعمال تغییرات احتمالی در جلسات به منظور حفظ نظم امور مرتبط
انجام هماهنگی های لازم برگزاری جلسات و حصول اطمینان از فراهم بودن شرایط تشکیل جلسات از جمله فضا، پذیرایی و سایر امکانات
پیگیری مستمر فعالیت ها و امور محوله تا تحقق دستیابی به نتایج
تنخواه داری امور و هزینه های نقدی
انجام سایر امور ارجاعی مرتبط با شغل
تسلط بر نرم افزارهای Office

شرایط احراز:
سرعت عمل بالا در انجام کارها.
مهارت تصمیم گیری.
رازداری و متعهد بودن.
توانایی حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار.
مسئولیت پذیر، خلاق، صادق و قابل اعتماد.
روحیه کار تیمی.
حداقل 3 سال تجربه در نقش های اداری یا اجرایی
مهارت های ارتباطی قوی در گفتار و نوشتار
توانایی مدیریت زمان و انجام هم زمان چندین وظیفه
فردی منعطف، تیم محور و توانمند در مواجهه با چالش ها