مسئول دفتر

جنسیت: خانم
سطح شغل: کارشناسی
شاخه: اداری و مالی
جایگاه مسئول دفتر در کسب‌وکار به شخصی داده می‌شود که توسط سازمان استخدام شده تا بر پایه یکسری توانایی‌های تخصصی و شخصیتی، از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مدیران، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، تنظیم صورتجلسات، پیگیری مجوزها، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی و... برآید.
در برخی از شرکت‌ها نقش مسئول دفترها پررنگ‌تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان، برخی از پیگیری‌ها و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می‌پردازند.
یک منشی خوب در این کار باید مهارت‌های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد. هم‌چنین منشی باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی‌ها به صورت تمام وقت در محیط‌های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت هستند.
شرایط عمومی احراز
رشته تحصیلی و سطح تحصیلات: در گروه دیبا، مدرک تحصیلی ملاک اصلی برای استخدام در جایگاه شغلی نیست و اصلی‌ترین ویژگی دارا بودن مهارت در آن جایگاه می‌باشد. لذا طی مدارج تحصیلی زیر در این جایگاه می‌تواند حائذ توجه باشد:
مدرک تحصیلی: حداقل دیپلم و یا بالاتر ترجیحاً در یکی از رشته‌های امور دفتری، روابط عمومی، ارتباطات، کامپیوتر، مدیریت.
تجربه کاری: ترجیحاً برخورداری از حداقل 2 سال سابقه کار در این حوزه 
ساعت کاری: شنبه تا چهار شنبه از 8 صبح الی 17
شرایط اختصاصی:
تسلط به مفاهیم ICDL
تجربه موثر در ارتباط با کار با مجموعه نرم‌افزارهای MS Office (Word, Excel, Power point,...)
آشنایی با نرم‌افزار Photoshop
آشنایی با اصول نامه‌نگاری اداری و بایگانی و آرشیو اسناد
آشنایی به امور تشریفات اداری
توانایی کار با دستگاه‌ها و تجهیزات اداری (تلفن، فکس و ...)
مسئولیت‌ها و اختیارات:
تنظیم برنامه روزانه مدیران و برنامه‌ریزی‌های مرتبط
مدیریت و ساماندهی اسناد دریافتی و ارسالی بر اساس استانداردهای شرکت
تنظیم، مدیریت و نظارت بر انجام جلسات و اجرای مصوبه‌ها
مدیریت داده‌ها و اجرای فرآیندهای کاری در سازمان الکترونیک دیبا
به روز رسانی اطلاعات پورتال شرکت و پورتال داخلی
مدیریت و نظارت بر شبکه‌های اجتماعی شرکت
پاسخگویی به مراجعین حضوری، تماس‌های تلفنی و ارسال و دریافت فکس
کنترل ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری شرکت
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و مکاتبات شرکت با سایر ذی‌نفعان
پیگیری امور مربوط به اخذ مجوزها، گواهی‌ها و سایر اسناد مثبته مورد نیاز گروه دیبا و محصولات شرکت
تهیه مستندات و پیگیری جلسات مجامع و جلسات هیئت مدیره و انجام امور مربوط به ثبت اوراق مربوطه در سامانه‌های مرتبط
نظارت بر رعایت نظم و انضباط و بهداشت محیط کاری
توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز
دارای نظم و دقت در انجام امور محوله
 آشنا به دستور زبان فارسی و اصول نامه‌نگاری اداری
باهوش، خلاق و پیگیر
دارای روابط عمومی بالا همراه با ظاهری مناسب
پیگیر، متعهد و مسئولیت‌پذیر
توانایی مدیریت بحران و انجام صحیح امور در شرایط دشوار
توانایی همراهی در کار تیمی
علاقه‌مند به یادگیری مهارت‌های جدید و بهبود و توسعه مستمر
دارای پشتکار بالا و مسئولیت‌پذیری در انجام وظایف
با استعداد و قدرت یادگیری بالا
مهارت ارتباط با مشتری و ارائه آموزش به سایر افراد