مدیر دفتر

آیا شما فردی منظم، مسئولیت‌پذیر و توانمند در هماهنگی امور اداری و سازمانی هستید؟
در مجموعه گهواره، ما به‌دنبال یک مدیر دفتر حرفه‌ای و متعهد هستیم که با دقت، برنامه‌ریزی و نگاه ساختارمند، امور اداری و پشتیبانی سازمان را مدیریت کند و به ایجاد محیطی منظم، کارآمد و پویا کمک نماید.
این موقعیت شغلی مناسب فردی است که علاوه بر تسلط بر فرآیندهای اداری و مهارت‌های ارتباطی موثر، از روحیه همکاری تیمی، توانایی حل مسئله و پایبندی به اصول اخلاق حرفه‌ای برخوردار باشد. مدیر دفتر در این نقش، به‌عنوان محور هماهنگی واحدها و پشتیبان اجرایی سازمان، نقشی کلیدی در تسهیل فعالیت‌ها و پیشبرد اهداف مجموعه ایفا خواهد کرد.

شرح وظایف:

• برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت امور اجرایی و اداری دفتر سازمان
• مدیریت و هماهنگی جلسات سازمانی داخلی و خارجی
• مدیریت مکاتبات اداری شامل نامه‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌های رسمی
• تهیه و تنظیم گزارش‌ها، مستندات و ارائه‌های موردنیاز واحدهای سازمان
• هماهنگی و ارتباط مستمر با واحدهای مختلف سازمان
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و نظارت بر خریدهای اداری، ملزومات مصرفی و تجهیزات موردنیاز سازمان
• بررسی نیازهای واحدها، اخذ استعلام، هماهنگی با تامین‌کنندگان و کنترل هزینه‌های اداری
• نظارت بر عملکرد پرسنل خدماتی و پشتیبانی
• آماده‌سازی امکانات و مستندات لازم برای جلسات، بازدیدها و رویدادهای سازمانی
• مدیریت استقبال و پذیرایی از مهمانان رسمی سازمان
• حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول حرفه‌ای در امور اداری

مهارت‌ها و شایستگی‌ها:

• آشنایی با اخلاق و رفتار سازمانی
• دقیق، پیگیر و مسئولیت‌پذیر
• توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• مهارت تصمیم‌گیری و حل مسئله
• توانایی هدایت و هماهنگی تیم اداری
• روابط عمومی مناسب و روحیه همکاری تیمی